Kun painat kyllä- tai ei-vastausta, näyttöön tulee vinkkejä siitä, miten voit parantaa järjestösi digitaalista toimintakulttuuria.
Laitteiden (älypuhelin, tabletti ja tietokone) ohjelmistot
Onko laitteidesi ohjelmistot päivitetty ajan tasalle?
Hyvä! Muistakaa aina päivittää ja ylläpitää ohjelmistot ajan tasalla.
Laitteesi ohjelmistot on aina tärkeää päivittää turvallisuuden kannalta.
Löydät alla olevasta listasta ohjelmistojen nimiä, joita voit klikata saadaksesi lisätietoa. Voit myös ottaa automaattiset päivitykset käyttöön halutessasi vaihtamalla asetuksia.
Sähköpostiosoite
Käytättekö henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita järjestötyössä?
Turvallisuussyistä on suositeltavaa käyttää erillisiä sähköpostiosoitteita henkilökohtaiseen käyttöön ja järjestötyöhön. Erityisesti silloin, kun käsittelet yhteisösi ja asiakkaiden henkilökohtaisia tietoja.
Jos luot uuden sähköpostitilin järjestötyötä varten, mieti ensin mikä palvelu on sinulle tuttu, esimerkiksi Google tai Microsoft Outlook. Samalla on hyvää miettiä, hankitaanko tuottavuusohjelmistoa kuten Google Workspace ja Microsoft Office 365, joka auttaa järjestötyön sujumista käyttämällä pilvipalvelua.
Hyvä, että pidät sähköpostisi erillisenä henkilökohtaista ja järjestötyötä varten.
Jos tuottavuusohjelmistot kuten Google Workspace ja Microsoft Office 365 eivät ole käytössä järjestössäsi, voit tutustua vaihtoehtoihin alla olevasta artikkelista.
Pilvipalvelu (Cloud) – Asiakirjojen työstäminen yhdessä
Onko järjestössäsi pilvipalvelu käytössä asiakirjojen säilyttämistä varten?
”Arkikielessä pilvipalvelu tarkoittaa verkkopalvelua, joka säilöö käyttäjän tiedostoja omille palvelimilleen. Silloin käyttäjän omalta laitteelta ei vaadita valtavaa tallennustilaa. Tunnettuja pilvipalveluja ovat muun muassa Dropbox, Google Drive, Microsoftin OneDrive ja Applen iCloud. Kaikissa on tietty määrä ilmaista tallennustilaa ja lisää saa kuukausimaksua vastaan.”– Yle Digitreenit sanasto
Hyvä, että se on otettu käyttöön. On suositeltavaa varmistaa, että kansiorakenne on selkeä, jotta tiedon säilyttäminen ja jakaminen sujuu järjestön toimijoiden kesken. Pilvipalvelun hyvä puoli on myös se, että tärkeät asiat pysyvät kaikkien saatavilla myös työntekijöiden tai hallituksen jäsenten vaihtumisen jälkeen.
On suositeltavaa ottaa pilvipalvelu käyttöön asiakirjojen säilyttämistä varten. Se helpottaa asiakirjojen jakamista ja yhteistyötä järjestössä. Jos asiakirjat säilytettään ainoastaan fyysisissä laitteissa, on riski, että ne menetetään, jos laitteet rikkoutuvat tai varastetaan.
Verkkosivut
Onko järjestölläsi verkkosivut?
Muistathan päivittä sisältöjä jatkuvasti, jotta sivut tavoittavat kohderyhmääsi paremmin. Jos sen päivittämisestä tulee liikaa kustannuksia joko ominaisuuden lisäämisestä tai ulkopuolisen palvelun kustannuksista, on aika miettiä käytäntöjen tai palvelun vaihtamista. Voit tutustua verkkosivujen kehittämisvaiheessa huomioitaviin asioihin tässä artikkelissa.
Nykyään järjestön tiedot on hyvä olla esillä verkossa. Alla oleva artikkeli auttaa teitä miettimään, onko tarvetta nettisivun rakentamiselle ja mitä kannattaa ottaa huomioon, jos lähdet tekemään sen.
Sosiaalinen media (Esim. Facebook, Instagram, Twitter, jne)
Onko järjestölläsi käytössä sosiaalisen median kanavia?
Hyvä, että sosiaalinen media on otettu käyttöön järjestötyötä varten. Muista, että selkeä viestintä on tärkeää kohderyhmäsi ja sidosryhmäsi tavoittamiseksi. Varmista myös, että järjestössäsi on selkeä linja sosiaalisen median käytöstä ja ylläpidosta, erityisesti kuka pääsee mihinkin kanaviin ja kenellä on oikeus julkaista postauksia. Esimerkiksi Facebook-sivulla voi asettaa käyttäjille erilaiset roolit. On suositeltavaa asettaa enemmän kuin yksi ylläpitäjä, jotta pari henkilöä voi muokata asetuksia poikkeuksellisissa tilanteissa. Voit oppia lisää sosiaalisen median kanavien käytöstä alla olevista oppaista.
Sosiaalisen median käyttö on tärkeää, jotta kohderyhmäsi ja sidosryhmäsi löytävät helpommin tietoa järjestöstäsi ja toiminnastasi. Jos et ole varma, mistä aloitetaan ja mitkä kanavat sopivat parhaiten järjestöllesi, voit oppia lisää sosiaalisen median kanavien käytöstä alla olevista oppaista.
Digitaaliset työkalut
Onko teillä tietoa siitä, millaisia alennuksia kansalaisjärjestöt voivat saada erilaisista digitaalisista työkaluista?
Hyvä! Kun löydät työkaluja, jotka vaikuttavat sopivalta järjestöllesi, muista aina kysyä kansalaisjärjestöalennusta, jos sellainen on tarjolla, tai tarkista TechSoup:sta, voitko saada alennuksia sen kautta. Joskus tietoa on vaikea löytää, joten älä unohda kysyä palveluntarjoajilta ennen palvelun ostamista.
Usein käytetyt digitaaliset perustyökalut kuten Canva ja Zoom, jotka tarjoavat kansalaisjärjestöille alennuksia, on listattu alla olevassa artikkelissa. Lue tämä artikkeli ennen palvelujen ostamista.
Jos sinulla on kysyttävää ja haluat tietää, miten voit parantaa järjestösi digitaalista toimintakulttuuria, ota yhteyttä DigiUp-hankkeen digitukeen.
