Kartoituksemme perusteella (MoniDigi-kartoitus) osa kansalaisjärjestöjen työstä ja toiminnasta on jo siirtynyt verkkoympäristöön. Esimerkiksi 89 prosenttia vastaajista käyttää sähköpostia viestintävälineenä ja 62 prosentilla on oma verkkosivusto. Lisäksi sosiaalisen median kanavia käytetään yleisesti.
Koronan aikana monet järjestöt pystyivät käyttämään uusia digitaalisia työkaluja verkkotapahtumien järjestämiseen. Lähes 60 prosenttia vastaajista kertoi, että osallistujat voivat osallistua tapahtumiin etänä. Olemme myös havainneet, että monet järjestötoimijat ovat innostuneita digitaalisesta muutoksesta ja digitaalisten taitojensa kehittämisestä. Haasteena ovat kuitenkin riittämättömät resurssit.
Digitaaliset työkalut ovat jo osa kansalaisjärjestöjen työ- ja toimintakulttuuria. Haluamme lisätä kansalaisjärjestöjen toimintaa tukevien työkalujen käyttöä, jotta toiminta olisi tehokkaampaa ja kestävämpää pitkäaikaisesti. Tähän artikkeliin olemme keränneet listan työkaluista, jotka ovat ilmaisia tai kohtuuhintaisia.
Sisältöluettelo
Tärkeää!
Usein käytetyt perustyökalut, jotka tarjoavat kansalaisjärjestöille alennuksia on listattu tässä artikkelissa. Lue tämä artikkeli ensin, ennen palvelujen ostamista.
Järjestösi saattaa jo käyttää niitä ja sillä voi olla erityistarpeita muille työkaluille. Kun löydät palvelun/sovelluksen, jotka vaikuttavat sopivalta järjestöllesi, muista aina kysyä kansalaisjärjestöalennusta, jos sellainen on tarjolla, tai tarkista TechSoup:sta, voitko saada alennuksia sen kautta. Joskus tietoa on vaikea löytää, joten älä unohda kysyä palveluntarjoajilta ennen tilauksen ostamista.
Mistä aloitetaan
Ennen kuin päätät valita jonkin listan työkaluista, on hyvä keskustella seuraavista kysymyksistä järjestösi aktiivisten jäsenten kanssa. Voit aloittaa tarkastelemalla järjestösi digitaalisten työkalujen ja taitojen nykytilannetta. Sitten on selvittävä, olisiko uusien työkalujen käyttöönotosta tai toimintatapojen muuttamisesta hyötyä järjestöllesi.
- Mitkä ovat järjestönne tarpeet ja mitkä ovat prioriteetit?
- Millaisia digitaalisia- ja verkkotyökaluja käytätte jo nyt?
- Mihin tallennatte asiakirjoja, salasanoja ja tietoja?
- Millaista tietoa teidän on siirrettävä verkkoon?
- Kuinka paljon aikaa teillä on prosessiin ja uusien työkalujen oppimiseen?
- Kuka on prosessin vastuuhenkilö?
- Onko uusien digitaalisten työkalujen tai palvelujen ostamiseen käytössä budjettia, vai voitko käyttää niitä vain ilmaiseksi?
Jos haluat lisätietoja siitä, millaisia kysymyksiä on hyvä miettiä, voit lukea lisää linkistä.
Yhdistyksen huoltokirja: Työkalu, jonka avulla voit kartoittaa nykytilanteen
Mitä käytäntöjä yhdistyksellä on etäkokousten järjestämiseen? Kuka ylläpitää nettisivuja, ja mitä hashtageja sosiaalisen median julkaisuissa käytetään?
Yhdistyksen huoltokirjan avulla varmistetaan, että tieto yhdistyksen käyttämistä teknologioista on helposti saatavilla. Huoltokirjan on tarkoitus olla tietopankki, jota voi käyttää myös uusien työntekijöiden perehdytyksen tukena. Kun kaikki noudattavat samoja työtapoja, on toiminta ja viestintä sujuvampaa.
Tutustu yhedistyksen hultokirjaan Inpromptu-hankeen sivuilla.
Tuottavuus-ohjelmistot
Tuottavuusohjelmistot ovat tietojen tuottamiseen käytettävät sovellusohjelmistot.
Saatat käyttää henkilökohtaista sähköpostia ja tallentaa tiedostoja tietokoneellesi tai omaan pilvipalvelujärjestelmääsi organisaatiosi työtä varten.
Oletko miettinyt, miten voit säilyttää asiakirjoja ja tietoja turvallisesti, jakaa niitä muiden kanssa järjestössäsi ja tallentaa tavalla, joka on helppo löytää muille ihmisille?
Pilvipalvelujärjestelmä asiakirjojen tallentamiseksi yhteen paikkaan verkossa on tärkeä, jotta monet ihmiset järjestössä voivat helposti päästä lukemaan ja käyttämään asiakirjoja. Tiedostot on tallennettava turvallisesti, jos jonkun laite rikkoutuu tai aktiiviset jäsenet vaihtuvat.
Tuottavuusohjelmiston avulla on mahdollista
- lähettää sähköposteja
- hallita kalentereita
- luoda asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä.
- järjestää videopuheluja ja verkkokokouksia.
- hallita tiedostoja ja asiakirjoja.
- tehdä yhteistyötä tiimien kanssa.
Tuottavuusohjelmistoja on kaksi päävaihtoehtoa, Microsoft Office 365 ja Google Workspace sekä muita työkaluja, kuten Libre Office (ilmainen).
Microsoft Office 365
”Paras valinta pienille ja keskisuurille voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, jotka tarvitsevat sähköpostin, Officen työpöytäsovellukset, tiedostojen tallennuksen ja jakamisen, verkkoneuvottelut pikaviesteillä, äänellä ja HD-videolla sekä yksinkertaisen laitehallinnan ja kehittyneet suojausominaisuudet.
Hinta
- Microsoft 365 Business Premium: Maksuton enintään 10 käyttäjälle, joihin kuuluu myös Office-sovelluksettyöpöytäsovelluksina. Sen jälkeen 5,10 € käyttäjä/kuukausi.
- Microsoft 365 Business Basic: Maksuton enintään 300 käyttäjälle.Sisältää Wordin, Excelin, PowerPointin ja muiden sovellusten verkko- ja mobiiliversiot.
Lisätietoa
Google Workspace järjestöille
Workspace ”auta järjestöäsi tekemään yhteistyötä tehokkaammin ja keskittymään olennaiseen käyttämällä älykkäitä ja turvallisia yrityssovelluksia, kuten Gmail, Docs, Kalenteri, Drive ja Google Meet.”
Hinta alkaen ilmaiseksi.
Vertaile tarjousta ja hintaa ja hae Googlen tarjousta kansalaisjärjestöille linkistä.
Verkkotunnus ja sähköpostiosoite
Voit sisällyttää organisaatiosi nimen sähköpostiosoitteeseen, esimerkiksi @moniheli.fi. Tätä varten on ostettava verkkotunnus palveluntarjoajilta.
Jos verkkotunnus ei ole sinulle tuttu, tutustu siihen täällä:
Verkkotunnus usein yhdistetty verkkosivustoon, joten näitä kahta asiaa on hyvä miettiä samanaikaisesti. Olemme saaneet paljon kysymyksiä verkkosivuston rakentamisesta, joten tässä on askel askelta- opas.
Tutustu verkkosivujen rakentaminen – oppaaseen.
Muut työkalut
Kun olet valinnut tuottavuuden perusohjelmiston, joka auttaa järjestön perustoiminnoissa, kuten sähköpostien, kalentereiden ja asiakirjojen hallinnassa sekä eri sovellusten käyttäjä, voit palata prosessin alkuun ja keskustella järjestön toiminnan tarpeista.
Seuraavassa on muita usein käytettyjä työkaluja, jotka voivat auttaa sinua tavoittamaan kohderyhmäsi ja sidosryhmäsi ja kommunikoimaan niiden kanssa.
TechSoup
TechSoup tarjoaa kansalaisjärjestöille ohjelmistoja ja palveluja alennettuun hintaan. Voit rekisteröityä TechSoup:iin ilmaiseksi ja päättää sitten, mitä työkaluja haluat ostaa alennettuun hintaan.
Esimerkki suositusta ohjelmistosta ja palvelusta:
- Zoom: Video- ja äänikonferenssi, verkkokokoukset
- NotionLifeLock: Laitesuojaus
- Slack: Keskustelu-ja yhteistyösovellus
- Adobe Pro: Suunnittelutyökalut laadukasta markkinointia ja sisällön luomista varten.
Lue lisää ja rekisteröi TechSoup:n sivuilla.
Huomaa, että ilmoittautumislomake on suomenkielinen.
Canva
Canva on graafiseen suunnitteluun tarkoitettu nettisivusto. Voit tehdä julisteita, sosiaalisen median julkaisuja ja esityksiä tyhjästä tai käyttämällä malleja. Kansalaisjärjestöille Canva Pro -palvelu on saatavilla enintään 10 jäsenelle ilmaiseksi. Järjestösi koosta riippuen on myös mahdollista pyytää Pro-palvelujen käyttöoikeutta kaikille tiimisi jäsenille.
Sosiaalinen media on tärkeää tavoittaa kohderyhmiä, sidosryhmiä ja tapahtumien markkinoinnissa. Canva myös voi auttaa visuaalisen suunnittelun tekemisessä.
Rekisteröidy ilmaiseksi ja hae etua kansalaisjärjestölle (englanniksi).
Palvelut, joista sinun on pyydettävä alennuksia kansalaisjärjestöille
- Grammarly: Grammarly on pilvipohjainen kirjoitusavustaja, joka tarkistaa englannin kielen oikeinkirjoituksen, kieliopin, välimerkit, selkeyden, sitoutumisen ja toimitusvirheet.
- Miro: Yhteistyöhön perustuva verkko-valkotaulualusta.
- SurveyMonkey: Verkkokyselytyökalu.
- Monday.com: Pilvipohjainen projektinhallintasovellus.
Tuki ja neuvonta digitaalisten työkalujen käytössä
- Haluaisitko saada lisätietoja tässä luetelluista työkaluista?
- Tarvitsetko tukea kansalaisjärjestöalennusten hakemiseen?
- Haluatko kokeilla eri työkalujen käyttöä?
- Haluatko kuulla kokemuksistamme?
- Etsitkö muita työkaluja erityistarpeisiin?
Digituki
Lue lisää digituesta sivuiltamme.
Huom:
Digitaalisia työkaluja ja tarjouksia päivitetään usein, joten tarkista artikkelin päivitetty päivämäärä. Jos jokin tieto puuttuu tai on vanhaa ja vaatii päivityksiä, ota yhteyttä DigiUp-hankkeeseen.
