Tietosuoja Monihelissä

Moniheli ry kerää henkilötietoja eri käyttötarkoituksiin: jäsenyhdistysten yhteyshenkilöjen yhteystiedot Jäsenrekisterissä jäsenyyden ylläpitämiseksi, muiden kuin jäsenten ilmoittautumistiedot Monihelin järjestämiin tilaisuuksiin paperiversiona tai sähköisenä seurantaa ja arviointia varten, neuvontaa varten tarvittavat tiedot asian hoitamisen vaatimaksi ajaksi, uutiskirjeen tilaajien yhteystiedot Mailchimp-palvelussa, työhakijoiden hakemukset omassa sähköpostilaatikossa mahdollisia tulevia työpaikkoja varten ja työntekijöiden tiedot työsuhteen ylläpitämiseksi Netvisor-palvelussa ja kyselyitä ja selvityksiä varten tarvittavat tiedot ja yhteystiedot osallistujien luvalla.

Rekisteritietojen käyttötarkoitukset ja tietoryhmät

Jäsenrekisteriä pidetään yllä sähköistä jäsenviestintää, tilastointia ja jäsenpalvelujen toimittamista varten. Jäsenyhdistysten yhteystiedot ovat Yhdistysavain ry:n ylläpitämässä kotisivujärjestelmässä ja maksutiedot tarvittaessa Verkkolaskut.fi-palvelussa, jonne pääsevät kirjautumaan vain Monihelin työntekijät, kukin henkilökohtaisella tunnuksella. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: yhteyshenkilöjen nimi, sähköpostiosoite, postinumero, salasana (ei näkyvillä), sekä asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten maksutiedot. Tiedot kerätään jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla, rekisterinkäsittelijän syöttäminä, ja evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

1. Kunkin tilaisuuden, joista kerätään osallistujatiedot, osallistujalistat joko säilytetään paperiversiona lukitussa huoneessa, tai skannataan ja skannatut versiot tallennetaan Monihelin pilvipalveluun, jonne pääsevät vain kustakin toiminnasta vastaavat henkilöt sekä toiminnanjohtaja ja IT-vastaava. Osallistujatiedot koostuvat nimestä, sähköpostiosoitteesta, puhelinnumerosta ja vuodesta 2017 asti ikäryhmästä ja sukupuolesta. Raportointia varten tarvittavat erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien osallistujalistat säilytetään kunkin rahoituspäätöksen vaatiman ajan.
2. Monihelin toimittaman uutiskirjeen tilaajatiedot ovat MailChimp -järjestelmässä, jonne pääsevät vain viestinnästä vastaava henkilö sekä toiminnanjohtaja, yhdistyksen tunnuksella. Tiedot kerätään suoraan tilaajilta lomakkeella sekä sähköpostien avaamisen seurannan avulla.
3. Muista sellaisista henkilöistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys ja jolta saamme yhteystietoja, säilytetään vastaavien työntekijöiden Outlookin sähköpostilaatikoista, Sharepoint-pilvipalvelusta ja/tai OneDrive-kansiossa työntekijöiden tietokoneilla salasanan takana. Näihin henkilötietoihin kuuluvat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asuinpaikka sekä muut tapauskohtaisesti tarvittavat tiedot.
4. Työhakemukset säilytetään omassa, salasanoin suojatussa sähköpostilaatikossa, johon pääsevät vain rekrytointitiimissä olevat Monihelin hallituksen jäsenet, toiminnanjohtaja, tietosuojavastaava ja toimintojen päällikköt. Hakemukset säilytetään rekrytointiprosessin aikana sekä sen päätyttyä mahdollisia tulevia työntekijähakuja varten, ellei hakija muuta pyydä.
5. Työntekijöiden henkilötiedot: osoitteet, työsopimukset palkkatietoineen, työterveystiedot ja lomatiedot ovat tiedostoissa toiminnanjohtajan henkilökohtaisen salasanan takana henkilökohtaisessa OneDrive -pilvipalvelussa. Työntekijöiden palkanmaksun hoitaa tilitoimisto Talousadvisor Oy. Palkanmaksutiedot ovat palkanmaksujärjestelmässä, Netvisor, jonne on pääsy vain tilitoimiston työntekijöillä sekä toiminnanjohtajalla henkilökohtaisten pankkikoodien avulla.
6. Kyselyissä ja selvityksissä osallistujien luvalla kerättävät tiedot kerätään SurveyMonkeyn kautta ja ne säilytetään Sharepoint-pilvipalvelussa ja/tai OneDrive-kansiossa työntekijöiden tietokoneilla salasanan takana.

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Kullakin rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia Moniheliä poistamaan kaikki tiedot rekisteristä ilmoittamalla asiasta kirjallisesti tietosuojavastaavalle. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä.

Monihelin tietosuojavastaava