Tämä artikkeli kattaa lakisääteiset velvoitteet, parhaat käytännöt ja käytännön askeleet, kuten budjetoinnin, kirjanpidon, avustusten hallinnan ja verotuksen. Lisäksi se kuvaa avainhenkilöiden, kuten taloudenhoitajan, vastuut. Tarkoitus on auttaa suomalaisia järjestöjä (tai yhdistyksiä) hoitamaan talouttaan tehokkaasti ja lainmukaisesti.
Sisällysluettelo
Miksi taloushallinto on tärkeää?
Hyvä taloushallinto varmistaa, että järjestöt toimivat avoimesti, käyttävät resursseja tehokkaasti ja noudattavat lakia. Suomessa järjestöjen on pidettävä tarkkaa kirjanpitoa, laadittava vuosittain tilinpäätös ja toimitettava asiakirjat viranomaisille tai jäsenille. Taloudellisen vastuullisuuden osoittaminen lisää avoimuutta ja rakentaa luottamusta jäsenten, lahjoittajien ja yleisön keskuudessa.
Monihelin oppaat
Laskun tekeminen
Laskun tekeminen ja ladattava laskupohja.
Pankkitilin avaaminen
Miten pankkitili avataan, mitä asiakirjoja tarvitaan ja miten hakemus tehdään.
Taloushallinnon resurssit järjestöille
Scope skills – Taloushallinto
Taloushallinnon perusperiaatteita esittelevä jakso, joka antaa valmiuksia yhdistyksen talouden hallintaan. Jakso sisältää budjetoinnin, kirjanpidon, talouden suunnittelun ja resurssien hallinnan, avoimen ja tehokkaan toiminnan takaamiseksi.
Suomen Pakolaisapu – Yhdistyksen talous selkokielellä
Artikkeli yhdistyksen taloushallinnon perusasioista, kuten budjetoinnista, kirjanpidosta ja raportoinnista. Se korostaa läpinäkyvyyttä, kahdenkertaista kirjanpitoa, tilintarkastuksia ja oikeaa dokumentointia. Myös hallituksen ja jäsenten roolit talouspäätöksissä käydään läpi.
KSL – Eurot ojennukseen
Käytännön opas pienten yhdistysten talouden hallintaan. ”Eurot ojennukseen” käsittelee budjetointia, kirjanpitoa ja hallituksen sekä taloudenhoitajan tehtäviä selkeästi ja helposti ymmärrettävästi.
Mitä kirjanpito on ja miten se toimii?
Kirjanpidon tehtävänä on huolehtia varainhoidon sekä talouden seurannasta ja valvonnasta. Se on lakisääteinen velvollisuus (🔗Kirjanpitolaki).
Yhdistykset ovat velvollisia kirjanpitoon riippumatta tulojen määrästä (esimerkiksi avustuksista). Kirjanpidon on oltava kaksinkertainen, mikä helpottaa taloudenseurantaa ja auttaa ennakoimaan tilanteita oikeilla ratkaisuilla. Kirjaukset tehdään kahdelle eri puolelle: debit- ja credit-tileille. Tällä tavoin voidaan seurata toiminnan budjettia ja varmistaa, että se pysyy suunnitelman mukaisena.
Yhdistyksen kirjanpitoa voi hoitaa yksin, ja sen opettelu on helppoa, erityisesti kun yhdistyksen tulot ovat pieniä. Kirjanpito-ohjelman käyttöä suositellaan, mikäli yhdistyksen tulot ovat merkittäviä.
Kirjanpitotyypit
Pien- ja mikroyhdistyksen kirjanpito
Yksinkertaistettu vaihtoehto yhdistyksille, joiden vuositulot ovat alle 30 000 euroa. Kirjanpito perustuu maksuihin, ja tapahtumat kirjataan, kun rahaa siirtyy. Tämä vaatii hallituksen hyväksynnän, ja rahoittajat voivat vaatia kahdenkertaista kirjanpitoa.
Kahdenkertainen kirjanpito
Suositellaan suuremmille yhdistyksille tai niille,joiden talousasiat ovat monimutkaisia. Jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, mikä takaa tarkkuuden ja selkeän rahaseurannan.
Kansalaisfoorumi – Yhdistyksen taloustiistai: Mikroyhdistyksen tilinpitokoulutus
Mikroyhdistysten kirjanpito ja sen selkeyttäminen. Käytännöllisiä toimintamalleja ja ohjeita yhdistyksen taloudenpidon ja kirjanpidon järjestämisen tueksi.
Kirjanpidon osat
Kuitit ja tositteet
Kaikki rahaliikenne on dokumentoitava kuiteilla tai laskuilla. Ne ovat tarkkuuden perusta.
Tilikartta
Rakenne, joka jakaa tulot ja menot, esimerkiksi ”Matkakulut” tai ”Tapahtumatuotot.” Tilikarttaa voidaan päivittää vuosittain yhdistyksen toiminnan mukaan. Se toimii taloushallinnon perustana ja auttaa luomaan tilinpäätöksen.
Kustannuspaikat
Käytetään seuraamaan tiettyihin projekteihin tai avustuksiin liittyviä tuloja ja menoja, mikä helpottaa raportointia ja budjetointia.
Tapahtumien kirjaaminen
Tapahtumat kirjataan kahdella tavalla:
- Kronologisesti (Päiväkirja): Seuraa tapahtumia päivämäärän mukaan.
- Tyyppien mukaan (Pääkirja): Järjestää tapahtumat luokittain.
Tapahtumien on vastattava tositteita ja ilmoitettuja tarkoituksia.
HUOM! Kuitit ja käteiskassa:
- Kuitit: Aina kun maksat tai vastaanotat rahaa, anna ja pyydä kuitti. Kuitissa pitää olla maksajan ja saajan tiedot, summa, päivämäärä ja maksun syy.
- Käteiskassan käyttö: Käytä käteiskassaa vain, jos pankkitiliä ei voi käyttää. Käteiskassan enimmäismäärä on 300 €. Kirjaa kaikki käteistulot ja -menot tarkasti kassakirjanpitoon.
Hyödyllisiä työkaluja talouden hallintaan
Palkat ja laskutus – Palkkaus
Helppo alusta palkkojen ja maksujen hoitamiseen.
Kirjanpito-ohjelma pienille yrityksille – Tilitantti
Suomenkielinen palvelu kirjanpitoon.
Kirjanpito-ohjelma yhdistyksille – Kitsas ja Holvi
Edullinen ja helppokäyttöinen vaihtoehto yhdistyksille, jotka tarvitsevat kirjanpitoa ja maksujen hallintaa.
Kirjanpito-ohjelma pienille yrityksille – Netvisor
Monipuolinen kirjanpito-ohjelma, joka on suunniteltu organisaatioille.
Miten löytää kirjanpitäjä?
Facebook-ryhmä – Kaipaatko kirjanpitäjää?
Tässä ryhmässä pienyrittäjät ja yhdistykset voivat löytää kirjanpitäjän. Ryhmässä on kirjanpitäjiä eri aloilta, ja jäsenet voivat kysyä tarjouksia tai neuvoja.
Tilinpäätös: Yhdistyksen talouden yhteenveto
Tilinpäätös: Taloudenhoitaja tai kirjanpitäjä laatii tilinpäätöksen tilikaudelta. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman (minkälaiseen toimintaan varoja on käytetty ja miten toimintaa on rahoitettu) ja taseen (yhdistyksen varallisuus sekä saatavat, velat ja lainat). Toiminnan- tai tilintarkastaja tarkastaa tilinpäätöksen, jonka lisäksi se hyväksytään yhdistyksen kokouksessa.
Tilinpäätöksen valmistelu
Yhdistys on velvollinen laatimaan tilinpäätöksen jokaiselta tilikaudelta. Tilikaudella tarkoitetaan ajanjaksoa, jolta yhdistyksen tilinpäätös tehdään. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös sisältää yleensä vähintään tuloslaskelman, taseen ja tase-erittelyt, sekä tarvittavat liitetiedot.
- Tuloslaskelma esittää yhdistyksen tilikauden tulot (tuotot) ja menot (kulut). Yhdistyksen tuloihin kuuluvat esimerkiksi avustukset, jäsenmaksut, keräys- ja myyjäistuotot, sekä varainhankinta.
- Taseen avulla voidaan arvioida yhdistyksen taloudellista tilaa. Taseessa on kaksi puolta: vastaava puoli kertoo, kuinka paljon omaisuutta yhdistyksellä on käytössään ja missä muodossa se on, kun taas vastattava puoli kertoo, mistä varallisuus on peräisin.
- Tase-erittelyssä kirjataan taseessa olevat yhteissummat eriteltyinä.
Talousarvio ja budjetointi
Talousarvio: Yhdistys tekee joka vuosi toimintaa koskevan talousarvion eli budjetin. Talousarvio kattaa toimintasuunnitelmassa suunnitellun toiminnan. Talousarvion laatii hallitus ja se hyväksytään yhdistyksen kokouksessa.
Talousarvio eli budjetti laaditaan järjestön toimintaa suunniteltaessa, yhdessä toimintasuunnitelman kanssa. Talousarvion avulla voidaan arvioida ja budjetoida toimintasuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden kustannukset. Budjetointi helpottaa toiminnan seurantaa ja arvioimista, joten se on aina kannattavaa, oli avustussumma iso tai pieni.
Hyödyllinen työkalu talousarvion laatimiseen – Finazilla
Finazilla on helppokäyttöinen ohjelma, joka auttaa yhdistyksiä ja yrityksiä budjetoinnissa. Se tukee talouden suunnittelua, kassavirran seuraamista ja automatisoi talousraportointia. Ohjelma toimii myös yhteen muiden työkalujen, kuten Power BI:n, kanssa, mikä helpottaa päätöksentekoa ja säästää aikaa.
Taloushallinnon valvonta ja tarkastus
Hyvin hoidettu taloushallinto tekee yhdistyksen toiminnasta läpinäkyvää ja luotettavaa. Siksi taloutta seurataan ja tarkistetaan säännöllisesti. Suomessa yhdistyksillä voi olla taloudenhoitaja, toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja, riippuen yhdistyksen koosta ja taloudellisesta toiminnasta.
Taloudenhoitaja
Taloudenhoitaja seuraa, miten yhdistys käyttää rahaa ja huolehtii usein myös kirjanpidosta.*
Hänen tehtäviinsä kuuluu usein kirjanpidon hoitaminen, budjetin seuranta ja varojen käytön valvonta. Taloudenhoitaja varmistaa, että kaikki tulot ja menot kirjataan oikein ja että rahaa käytetään yhdistyksen päätösten mukaisesti.
Taloudenhoitajan tehtävät:
- Seuraa yhdistyksen tuloja ja menoja
- Hoitaa kirjanpitoa ja budjetointia
- Laatii talousraportteja yhdistyksen hallitukselle
- Valmistelee tilinpaäätöksen vuoden lopussa
Taloudenhoitaja ei ole pakollinen, mutta on hyvä valita joku tähän tehtävään.
Toiminnantarkastaja
Toiminnantarkastaja valvoo yhdistyksen toimintaa. Toiminnantarkastus tehdään kerran vuodessa, jolloin tarkistetaan sekä hallinto (toimintakertomus) että talous (tilinpäätös).*
Toiminnantarkastaja on henkilö, joka tarkistaa yhdistyksen hallinnon ja talouden kerran vuodessa. Hän ei ole ammattitilintarkastaja, mutta hänen tehtävänään on varmistaa, että yhdistys toimii lakien ja sääntöjensä mukaisesti. Jos yhdistyksen taloudellinen toiminta on pientä, sen ei tarvitse valita tilintarkastajaa, vaan toiminnantarkastaja riittää.
Miten toiminnantarkastus toimii?
- Hallinnon tarkistus – Tarkistetaan, että yhdistyksen päätökset on tehty sääntöjen ja lakien mukaisesti.
- Taloushallinnon tarkistus – Varmistetaan, että yhdistyksen varoja on käytetty vastuullisesti ja kirjanpito on kunnossa.
- Tarkastusraportti – Toiminnantarkastaja kirjoittaa raportin havainnoistaan. Tämä raportti esitetään yhdistyksen kokouksessa ja liitetään yhdistyksen asiakirjoihin.
Toiminnantarkastus – TJS Opintokeskus
Tämä TJS Opintokeskuksen opas auttaa yhdistyksiä tekemään toiminnantarkastuksen. Se kertoo, milloin toiminnantarkastaja tarvitaan, mitä hän tarkistaa ja miten raportti tehdään. Oppaasta löytyy myös mallit lyhyeen ja pitkään tarkastuskertomukseen, tarkastuksen oikein tekemisen helpottamiseksi.
Tilintarkastaja
Yhdistykseen on valittava tilintarkastaja, jos yhdistyksen taloudellisen toiminnan koko ylittää tietyt rajat. Jos kyseiset rajat eivät ylity, yhdistykselle valitaan ainoastaan toiminnantarkastaja. Tilintarkastaja tarkastaa tilinpäätöksen.*
Yhdistyksen on valittava tilintarkastaja, jos sen taloudellinen toiminta ylittää tietyt rajat (🔗Tarkemmat rajat – suomi.fi). Tilintarkastaja on pätevä asiantuntija, joka varmistaa, että yhdistyksen taloushallinto on hoidettu oikein ja lainmukaisesti. Hän tarkistaa yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen, sekä raportoi havainnoistaan yhdistyksen kokoukselle.
Tilintarkastajan tehtävät:
- Talousasiakirjojen tarkastus – Käy läpi yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen
- Varojen käytön valvonta – Varmistaa, että varoja on käytetty yhdistyksen tavoitteiden mukaisesti ja vastuullisesti
- Tilintarkastuskertomuksen laatiminen – Kirjoittaa raportin, joka esitetään yhdistyksen kokouksessa
Jos yhdistyksen taloudellinen toiminta on pienempää, tilintarkastajan sijaan riittää toiminnantarkastajan valinta.
Yhteisöjen ja säätiöiden tilintarkastus – Tilintarkastajat
Haluatko tietää lisää? Tämä sivu auttaa yhdistyksiä ymmärtämään tilintarkastuksen merkityksen. Sivulla kerrotaan, milloin tilintarkastus on pakollinen, mitä tarkastus sisältää, sekä miten se parantaa talouden läpinäkyvyyttä. Sivulla kuvataan myös tilintarkastajan tehtävät ja miten hän varmistaa, että talousasioita hoidetaan oikein.
Kulujen ja verovapaiden korvausten maksaminen
Kulujen korvaaminen
Kulujen korvaaminen tarkoittaa, että yhdistys maksaa takaisin jäsenten tai työntekijöiden kuluja, jotka liittyvät suoraan yhdistyksen toimintaan. Tämä voi sisältää matkakuluja, materiaalihankintoja tai muita hyväksyttyjä menoja.
Tärkeää tietää:
- Kaikki kulukorvaukset on perusteltava ja dokumentoitava tositteilla.
- Hallituksen tulee hyväksyä kulukorvaukset etukäteen.
- Verovapaita korvauksia, kuten päivärahoja tai kilometrikorvauksia, voi maksaa Verohallinnon ohjeiden mukaisesti.
Kansalaisfoorumi – Yhdistyksen taloustiistai: Kulujen korvaaminen (Koulutus)
Opas yhdistysten kulujen korvaamiseen. Käsittelee vapaaehtoisten ja työntekijöiden matkakuluja, päivärahoja ja verosäännöksiä. Selittää, mitä asiakirjoja tarvitaan ja miten kulut ilmoitetaan.
Matkakorvaukset
Verovapaita matkakorvauksia voidaan maksaa, kun työntekijöillä on muita kuin varsinaisen työpaikan ja kodin välisiä työmatkoja. Matkakorvaukset tukevat yhdistyksen toimintaa ja auttavat maksamaan matkakuluja Suomen verolakien mukaan.
Mitä tehdä:
- Ennakkohyväksyntä: Yhdistyksen hallituksen tulee hyväksyä kaikki matkakulut etukäteen, jotta ne täsmäävät yhdistyksen tavoitteiden kanssa.
- Korvausehdot: Vain kuitilla todistetut kulut korvataan, kuten liput, polttoainekulut tai majoitus. Käytä matkakorvauslomaketta, jossa näkyy matkan tarkoitus, reitti, kilometrit ja ajat.
- Dokumentointi: Kaikki kuitit tulee säilyttää, jotta rahankäyttö pysyy selkeänä.
Verovapaat korvaukset – Palkkaus
Opas verovapaisiin matkakorvauksiin Suomessa. Käy läpi päivärahat, ateriakorvaukset, kilometrikorvaukset ja majoituskulut sekä niiden verosäännöt. Sisältää linkkejä Verohallinnon ohjeisiin.
Kilometrikorvaukset ja päivärahat
Kilometrikorvaukset
Kilometrikorvaukset ovat verovapaita korvauksia, kun työntekijä käyttää omaa autoa yhdistyksen matkalla.
Korvaukset kattavat esimerkiksi polttoainekulut ja auton käytön kustannukset.
Päivärahat
Päivärahat korvaavat matkasta aiheutuneet ylimääräiset kulut (esim. ruokailut), mutta eivät sisällä matkustus- tai majoituskuluja.
- Oikeus päivärahaan: Työnantaja voi maksaa verovapaan päivärahan, jos työntekijä tekee työmatkan yli 15 kilometrin päähän lähtöpaikasta. Lähtöpaikka voi olla joko työntekijän oma varsinainen työpaikka tai koti.
- Matkan kesto: Päivärahan suuruus riippuu matkan kestosta.
Korvauksen määrä vaihtelee vuoden mukaan, joten suosittelemme tarkistamaan Vero:n sivut.
Hyödylliset työkalut
Matkalaskupohja – eTasku
Verkkotyökalu, joka helpottaa matkalaskujen ja kuluraporttien tekemistä. Se tarjoaa valmiita pohjia, joihin voi lisätä matkakulut, kuten päivärahat, ateriapäivärahat ja kilometrikorvaukset.
Matkalaskulomake – Malli
Excel-lomake, jolla työntekijä voi hakea matkakorvauksia kuittien ja lippujen perusteella. Laskelmat ovat tarkkoja ja noudattavat Verohallinnon vuoden 2025 sääntöjä. Suositellaan täyttämään lomake digitaalisesti.
Ilmoittaminen ja säännöt
- Tulorekisteri: Kaikki korvaukset, myös verovapaat korvaukset, tulee ilmoittaa tulorekisteriin (🔗Tulorekisteri).
- Saajan verokortti: Myös verovapaisiin korvauksiin saattaa tarvita verokortin.
- Asiakirjojen säilytys: Kaikki kuitit ja lomakkeet tulee säiliyttää, jotta kirjanpito on tarkkaa ja selkeää.
