Data Protection at Moniheli

Päivitetty 9/2024

Moniheli ry kerää henkilötietoja eri käyttötarkoituksiin: jäsenyhdistysten yhteyshenkilöjen yhteystiedot Jäsenrekisterissä jäsenyyden ylläpitämiseksi verkkosivuston salasana- ja roolisuojattuun Fluent CRM-palveluun, muiden kuin jäsenten ilmoittautumistiedot Monihelin järjestämiin tilaisuuksiin paperiversiona tai sähköisenä seurantaa ja arviointia varten, neuvontaa varten tarvittavat tiedot asian hoitamisen vaatimaksi ajaksi, uutiskirjeen tilaajien yhteystiedot Mailchimp-palvelussa, työhakijoiden hakemukset omassa sähköpostilaatikossa mahdollisia tulevia työpaikkoja varten ja työntekijöiden tiedot työsuhteen ylläpitämiseksi Netvisor-palvelussa ja kyselyitä ja selvityksiä varten tarvittavat tiedot ja yhteystiedot osallistujien luvalla.

Purposes of the use of the data in the register and the categories of data

Member register pidetään yllä sähköistä jäsenviestintää, tilastointia ja jäsenpalvelujen toimittamista varten. Jäsenyhdistysten yhteystiedot ovat WordPress- ylläpidetyssä kotisivujärjestelmässä ja maksutiedot tarvittaessa Netvisor-palvelussa, jonne pääsevät kirjautumaan vain Monihelin työntekijät, kukin henkilökohtaisella tunnuksella. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat henkilötiedot: yhteyshenkilöjen nimi, sähköpostiosoite, postinumero, salasana (ei näkyvillä), sekä asiakassuhdetta koskevat tiedot kuten maksutiedot. Tiedot kerätään jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla, rekisterinkäsittelijän syöttäminä, ja evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

1. Kunkin tilaisuuden, joista kerätään osallistujatiedot, osallistujalistat joko säilytetään paperiversiona lukitussa huoneessa, skannataan ja skannatut versiot tallennetaan Monihelin pilvipalveluun, jonne pääsevät vain kustakin toiminnasta vastaavat henkilöt sekä toiminnanjohtaja ja IT-vastaava, tai kerätään sähköisesti eventbrite-palvelun kautta, jolla on oma tietosuojaseloste. Osallistujatiedot koostuvat nimestä, sähköpostiosoitteesta, puhelinnumerosta ja vuodesta 2017 asti ikäryhmästä ja sukupuolesta. Raportointia varten tarvittavat erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien osallistujalistat säilytetään kunkin rahoituspäätöksen vaatiman ajan.
2. Monihelin toimittaman uutiskirjeen tilaajatiedot ovat verkkosivujen FluentCRM -järjestelmässä, jonne pääsevät vain viestinnästä vastaava henkilö sekä toiminnanjohtaja, yhdistyksen tunnuksella. Tiedot kerätään suoraan tilaajilta lomakkeella sekä sähköpostien avaamisen seurannan avulla.
3. Other people who have other relevant connection with our activities and from whom we receive contact information are stored in the Outlook mailboxes of the respective employees, in the Sharepoint cloud service and/or in the OneDrive folder on the employees' computers behind a password. This personal data includes name, email address, telephone number, place of residence and other information as necessary on a case-by-case basis.
4. Työhakemukset säilytetään omassa, salasanoin suojatussa sähköpostilaatikossa, johon pääsevät vain rekrytointitiimissä olevat henkilöt, toiminnanjohtaja, tietosuojavastaava ja toimintojen päällikköt. Hakemukset säilytetään rekrytointiprosessin aikana sekä sen päätyttyä mahdollisia tulevia työntekijähakuja varten, ellei hakija muuta pyydä.
5. Työntekijöiden henkilötiedot: osoitteet, työsopimukset palkkatietoineen, työterveystiedot ja lomatiedot ovat tiedostoissa toiminnanjohtajan henkilökohtaisen salasanan takana henkilökohtaisessa OneDrive -pilvipalvelussa. Työntekijöiden palkanmaksun hoitaa tilitoimisto Rantalainen Oy. Palkanmaksutiedot ovat palkanmaksujärjestelmässä, Netvisor, jonne on pääsy vain tilitoimiston työntekijöillä sekä toiminnanjohtajalla henkilökohtaisten pankkikoodien avulla.
6. Data collected in surveys and studies with the permission of the participants is collected via SurveyMonkey and stored in the Sharepoint cloud and/or OneDrive folder on employees' computers behind a password.

We will retain your data only for as long as necessary to fulfil the purposes set out above, in accordance with the applicable legislation. Each data subject has the right to request Moniheli to delete all data from the register by informing the Data Protection Officer in writing. However, we may be obliged to retain some of your personal data in order to comply with accounting or other mandatory legislation.

Data Protection Officer at Moniheli