Jos järjestöt keräävät henkilötietoja erilaisista syistä, on :
- mitä tietoa keräätte
- mihin käytätte tietoja, jotka olette keränneet
- miten käsittelette tietoja
- mille tahoille voitte luovuttaa tietoja
- kuinka pitkään säilytätte tietoja
- mitä oikeuksia rekisteröidyillä on
Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön.
Henkilötietoja ovat esimerkiksi:
- nimi
- kotiosoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
Miten luodaan tietosuojaseloste järjestötoimintaa varten
Loimme tietosuojaselosteen mallin yleisestä järjestötoiminnasta. Voit käyttää mallia oman järjestösi tietosuojaselosteen luomiseksi, mutta muista aina muokata mallia niin, että se vastaa järjestösi henkilötietoihin liittyviä toimintatapoja.
Jos on kysyttävää, ota yhteyttä DigiUp-hankkeen digitukeen.
<järjestön nimi>:n tietosuojaseloste
<järjestön nimi> kerää henkilötietoja eri käyttötarkoituksiin: <Tässä voit listata mitä varten keräätte henkilötietoja esim. jäsenrekisteri, tapahtumarekisteri, uutiskirjeen tilaaminen>. Järjestömme kerää tietoa GPDR-lain eli yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Säilytämme kerättyjä tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen alla määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Tarkemmat tiedot henkilötietojen keräämisestä, käsittelystä sekä säilytystavoista järjestössämme löydät alla olevista tietosuojaselosteista.
Huom! Jos jokaisella tietosuojaselosteella on eri säilyttämisaika, on tarkemmat ajat kirjoitettava erikseen kyseisen tietosuojaselosteen alle.
Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
- Järjestön nimi
- Osoite
- Y-tunnus
- Puhelinnumero
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
- Vastaavan henkilön nimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
3. Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus / Mihin tarkoitukseen keräämme henkilötietoa?
Järjestömme jäsenten henkilötietojen ylläpito asiakassuhteiden ylläpitoa varten sekä jäsenmaksujen laskutus ja seuranta.
5. Rekisterin tietosisältö / Mitä henkilötietoa keräämme?
Henkilöiden perustiedot <Listaa mitä henkilötietoja keräätte esim. nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite>
6. Säännönmukaiset tietolähteet / Miten henkilötietoa keräämme?
Henkilön oma ilmoitus.
HUOM! Jos henkilön tietoa kerätään muulla tavalla kuin henkilön omalla ilmoituksella, tässä voit kuvailla tietolähteet tarkemmin.
7. Tietojen luovutukset / Keille välitämme henkilötietoa? Mihin maihin siirrämme henkilötietoa?
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta järjestön ulkopuolelle eikä kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta.
Tietoja ei luovuteta ja siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
HUOM! Jos tietoja luovutetaan yhdistyksen ulkopuolelle, on luovutuksen tapa mainittava erikseen.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet / Miten suojaamme henkilötietoja?
Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Jos on manuaalista aineistoa (kuten paperit), kuvaile missä jäsentiedot ja asiakirjat säilytetään, ja onko paikka suojattu, esimerkiksi lukittu. Jos kaikki tiedot säilytetään vain sähköisessä muodossa, tätä osiota ei tarvita.
Sähköisiin järjestelmiin talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Henkilöiden tietoihin pääsevät vain nimetyt henkilöt käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.
9.Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa / Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?
Jäsenellä on oikeus:
- pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
- pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojensa käsittelyä
Yhteydenotto: rekisterin yhteyshenkilö.
10. Oikeus vaatia rekisterin korjaamista / Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet rekisterin korjaamisesta?
Jäsenellä on oikeus pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.
Yhteydenotto: rekisterin yhteyshenkilö
11. Suoramarkkinointikielto / Voiko rekisteröity kieltää suoramarkkinoinnin?
Jäsenellä on oikeus kieltää täysin tai osittain suoramarkkinoinnin yhteydenotot.
12. Yhteydenotto / Miten otetaan yhteyttä?
Rekisterin yhteyshenkilön nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Nettisivujen lomakkeiden tietosuojaseloste
Tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja verkkosivujen käyttäjistä kerätään ja mitä henkilötiedoilla tehdään.
1. Rekisterinpitäjä
- Järjestön nimi
- Osoite
- Y-tunnus
- Puhelinnumero
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
- Vastaavan henkilön nimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
3. Rekisterin nimi
<Järjestön nimi> nettisivujen lomaketietojen rekisteri.
4. Rekisterin käyttötarkoitus / Mihin tarkoitukseen keräämme henkilötietoa?
Verkkosivujen lomakkeella yhteydenottopyynnön lähettäneiden tietojen tallentaminen verkkosivujen palvelimelle.
5. Rekisterin tietosisältö / Mitä henkilötietoa keräämme?
<Listaa mitä henkilötietoja keräätte lomakkeen kautta esim. nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.>
6. Säännönmukaiset tietolähteet / Miten henkilötietoa keräämme?
Henkilön itsensä antamat tiedot.
7. Tietojen luovutukset / Keille välitämme henkilötietoa? Mihin maihin siirrämme henkilötietoa?
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta.
Tietoja ei luovuteta ja siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet / Miten suojaamme henkilötietoja?
<Kirjoita myös, miten tietoa säilytetään ja suojataan: esim. tietoa säilytetään verkkosivujen lomakkeella ja verkkosivuihin pääsevät vain tietyt henkilöt salasanalla>
9. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa / Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?
Rekisteröidyllä on oikeus:
- Nähdä, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekisteriin,
- Pyytää tietojen korjaamista tai täydentämistä, jos niissä on virheitä,
- Pyytää tietojesi poistamista rekisteristä milloin tahansa.
10. Yhteydenotto / Miten otetaan yhteyttä?
Rekisterin yhteyshenkilön nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
