Hallitus on yksi järjestön tärkeimmistä osista. Se huolehtii siitä, että järjestö noudattaa sääntöjään, hoitaa käytännön asioita ja toteuttaa tehdyt päätökset. Hallituksen jäsenten ei tarvitse tietää kaikkea heti aloittaessaan. Heidän pitää kuitenkin ymmärtää perusvastuunsa, tehdä päätöksiä yhdessä ja kysyä, jos jokin asia on epäselvä.
Tämä artikkeli kertoo yleisimmistä hallituksen rooleista, hallituksen yhteisistä vastuista ja siitä, mistä löytyy tarkempaa ohjeistusta.
Table of contents
Mikä on hallitus?
Hallitus on vaaleilla valittu ryhmä, joka vastaa järjestön toiminnasta yleiskokousten välillä. Yleiskokoukset ovat kokouksia, joissa jäsenet tekevät järjestön tärkeimmät päätökset.
Lue lisää yleiskokouksista artikkelista 🔗Kokoukset ja tapahtumat – Millaisia kokouksia järjestöllä voi olla?
Hallitus huolehtii siitä, että järjestö noudattaa sääntöjään, päätöksiään, talousarviotaan ja lakia. Järjestön säännöt ovat virallinen asiakirja. Ne kertovat, miten järjestö toimii ja miten päätöksiä tehdään.
Lue lisää järjestön säännöistä artikkelista 🔗Järjestön säännöt (opas)
🔗The Association Act mukaan yhdistyksellä pitää olla hallitus, jossa on puheenjohtaja ja vähintään kaksi muuta jäsentä.
Hallitus ei omista järjestöä eikä päätä kaikesta yksin. Järjestön jäsenillä on ylin päätösvalta asioissa, jotka kuuluvat yleiskokoukselle. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi hallituksen valinta, talousarvion hyväksyminen ja tilinpäätöksen hyväksyminen. Hallituksen tehtävä on toteuttaa järjestön toimintaa ja päätöksiä vastuullisesti.
Note: Tässä artikkelissa sana ”hallitus” tarkoittaa suomalaisen rekisteröidyn yhdistyksen hallitusta. Artikkelin englanninkielisessä versiossa käytetään sanaa ”board”. Joissakin englanninkielisissä teksteissä voidaan käyttää myös termejä ”board of directors” tai ”executive committee”.
Mistä hallitus vastaa ryhmänä?
Hallitus vastaa siitä, että järjestön asioita hoidetaan huolellisesti, lain mukaisesti ja järjestön tarkoituksen mukaan. Vaikka hallituksen jäsenillä on eri rooleja, hallitus vastaa asioista ryhmänä. Tätä kutsutaan yhteisvastuuksi.
Tämä tarkoittaa, että hallitus voi jakaa käytännön tehtäviä hallituksen jäsenille, työntekijöille tai vapaaehtoisille. Koko hallituksen pitää kuitenkin ymmärtää tärkeimmät asiat ja ottaa vastuu päätöksistä. Esimerkiksi:
- Taloudenhoitaja voi valmistella talousraportteja, mutta koko hallitus vastaa siitä, että järjestön taloutta hoidetaan oikein.
- Sihteeri voi kirjoittaa pöytäkirjat, mutta koko hallituksen pitää varmistaa, että päätökset kirjataan selkeästi ja oikein.
Jokaisen hallituksen jäsenen pitää ymmärtää järjestön tarkoitus, säännöt, talous, suunnitelmat ja tärkeimmät vastuut. Hallituksen yhteiset vastuut voidaan jakaa kolmeen pääalueeseen:
Hallinto ja päätöksenteko |
|
Talous ja raportointi |
|
Oikeudelliset ja käytännön asiat |
|
Hallituksen pitää aina toimia järjestön edun mukaisesti. Hallituksen jäsenten pitää toimia rehellisesti, huolellisesti ja avoimesti. Tämä ei tarkoita, että jokainen virhe johtaa henkilökohtaiseen vastuuseen. Hallituksen jäsenet eivät kuitenkaan saa jättää huomiotta lakia, järjestön sääntöjä, taloutta, eturistiriitoja tai muita ongelmia, jotka voivat vaikuttaa järjestöön.
Hyvä dokumentointi suojaa sekä järjestöä että hallitusta. Selkeät esityslistat, pöytäkirjat, kuitit ja talousraportit osoittavat, että päätökset on tehty asianmukaisesti.
Tarkempia vastuita, kuten taloutta, työnantajavelvollisuuksia, luottamuksellisuutta ja eturistiriitoja, käsitellään myöhemmin tässä artikkelissa.
Ketkä kuuluvat hallitukseen?
Jokaisella rekisteröidyllä yhdistyksellä pitää olla hallitus. Järjestön säännöissä pitäisi kertoa, kuinka monta jäsentä hallituksessa on, miten heidät valitaan ja kuinka pitkä heidän toimikautensa on.
Yleisiä hallitusrooleja ovat:
- puheenjohtaja,
- varapuheenjohtaja,
- sihteeri,
- taloudenhoitaja,
- muut hallituksen jäsenet.
Lain mukaan tarvitaan vain puheenjohtaja ja vähintään kaksi muuta hallituksen jäsentä. Muut roolit, kuten varapuheenjohtaja, sihteeri ja taloudenhoitaja, ovat yleisiä ja hyödyllisiä, mutta ne eivät aina ole lain mukaan pakollisia. Järjestön omat säännöt voivat kuitenkin vaatia niitä.
Pienissä järjestöissä yhdellä henkilöllä voi joskus olla useampi rooli. Esimerkiksi sihteeri ja taloudenhoitaja voivat olla sama henkilö. Hallituksen pitää kuitenkin aina varmistaa, että vastuut ovat selkeitä ja että yhdelle henkilölle ei kasaannu liikaa valtaa ilman riittävää seurantaa.
Chairperson
Puheenjohtaja johtaa hallituksen työtä. Hän auttaa varmistamaan, että hallitus kokoontuu säännöllisesti, tekee selkeitä päätöksiä ja seuraa sovittuja tehtäviä.
Puheenjohtajan tavallisia tehtäviä ovat:
- johtaa hallituksen kokouksia,
- auttaa kokousten esityslistojen valmistelussa,
- varmistaa, että hallituksen jäsenillä on riittävästi tietoa ennen päätöksiä,
- tukea hallituksen jäsenten yhteistyötä,
- varmistaa, että päätöksiä seurataan ja toteutetaan,
- edustaa järjestöä tapaamisissa kumppaneiden tai viranomaisten kanssa,
- allekirjoittaa asiakirjoja järjestön puolesta, jos säännöt sallivat sen,
- varmistaa, että hallitus noudattaa järjestön sääntöjä ja hyvän hallinnon käytäntöjä.
Puheenjohtaja on usein järjestön näkyvä edustaja, mutta hän ei johda järjestöä yksin. Tärkeät päätökset tekee hallitus, ja kaikkien hallituksen jäsenten pitää ymmärtää, mistä päätetään.
Vice-Chairperson
Varapuheenjohtaja tukee puheenjohtajaa ja voi toimia hänen sijaisenaan tarvittaessa.
Järjestöllä ei ole lain mukaan pakko olla varapuheenjohtajaa, elleivät järjestön säännöt niin määrää. Rooli on kuitenkin usein hyödyllinen, koska se tekee hallituksen työstä vakaampaa, jos puheenjohtaja on poissa tai estynyt.
Tarkka rooli riippuu järjestön säännöistä ja siitä, miten hallitus jakaa tehtävät. Varapuheenjohtajan tavallisia tehtäviä ovat:
- toimia puheenjohtajan sijaisena, kun puheenjohtaja on poissa,
- tukea puheenjohtajaa hallitustyön valmistelussa ja johtamisessa,
- ottaa vastuuta sovituista tehtävistä tai projekteista,
- allekirjoittaa asiakirjoja, jos järjestön säännöt antavat tähän oikeuden.
Secretary
Sihteeri auttaa hallitusta pitämään hallinnon selkeänä ja järjestyksessä. Rooli on tärkeä, koska järjestön pitää pystyä dokumentoimaan päätöksensä ja pitämään tärkeät tiedot saatavilla.
Sihteerin tavallisia tehtäviä ovat:
- valmistella kokousten esityslistoja yhdessä puheenjohtajan kanssa,
- kirjoittaa hallituksen kokousten pöytäkirjoja,
- pitää kokousasiakirjat järjestyksessä,
- varmistaa, että päätökset kirjataan selkeästi,
- auttaa toimintakertomuksen valmistelussa,
- ylläpitää jäsenrekisteriä tai tukea sen ylläpitoa,
- valmistella ilmoituksia Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) yhdistysrekisteriin, kun hallituksen jäsenet, nimenkirjoittajat, osoitetiedot tai säännöt muuttuvat,
- pitää tärkeät asiakirjat hallituksen saatavilla.
Sihteeri tukee hallituksen työtä, mutta hän ei yksin kanna hallituksen oikeudellista vastuuta. Esimerkiksi koko hallitus vastaa jäsenrekisteristä, vaikka sihteeri päivittäisi sitä käytännössä.
Siksi selkeä dokumentointi on tärkeää. Hyvä pöytäkirja auttaa järjestöä muistamaan, mitä päätettiin, seuraamaan tehtäviä ja osoittamaan, että päätökset on tehty asianmukaisesti. Se tukee myös avoimuutta ja voi suojata sekä järjestöä että hallitusta, jos asioista tulee myöhemmin kysymyksiä.
Löydät esityslista- ja pöytäkirjapohjat artikkelista 🔗Kokoukset ja tapahtumat – Miten kokous valmistellaan?
Treasurer
Taloudenhoitaja auttaa hallitusta ymmärtämään ja seuraamaan järjestön taloutta.
Taloudenhoitaja ei ole aina lain mukaan pakollinen, elleivät järjestön säännöt niin määrää. Rooli on kuitenkin vahvasti suositeltava, varsinkin jos järjestö saa avustuksia, kerää jäsenmaksuja, palkkaa työntekijöitä tai järjestää toimintaa, josta syntyy kuluja.
Taloudenhoitajan tavallisia tehtäviä ovat:
- seurata tuloja ja menoja,
- seurata talousarviota vuoden aikana,
- valmistella talousraportteja hallitukselle,
- varmistaa, että laskut ja kuitit käsitellään ja säilytetään oikein,
- koordinoida kirjanpitoa tai tehdä yhteistyötä kirjanpitäjän kanssa,
- auttaa tilinpäätöksen valmistelussa,
- kertoa hallitukselle taloudellisista riskeistä.
Pienessä järjestössä taloudenhoitaja voi tehdä paljon käytännön kirjanpitotyötä. Suuremmassa järjestössä kirjanpitoa voi hoitaa ulkoinen kirjanpitäjä. Silloin taloudenhoitajan rooli voi olla enemmän talouden seuraamista, koordinointia ja raportointia hallitukselle.
Taloudenhoitaja voi hoitaa monia käytännön taloustehtäviä, mutta koko hallitus vastaa talouden valvonnasta. Hallituksen pitää ymmärtää järjestön taloudellinen tilanne riittävän hyvin, jotta se voi tehdä vastuullisia päätöksiä.
Lue lisää talousarviosta, kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja toiminnantarkastuksesta artikkelista 🔗Taloushallinto
Muut hallituksen jäsenet
Hallituksen jäsenet, joilla ei ole erillistä nimettyä roolia, ovat silti täysivaltaisia hallituksen jäseniä. Heidän tehtävänsä ei ole vain seurata sivusta.
Kaikki hallituksen jäsenet jakavat vastuun hallituksen päätöksistä ja järjestön työstä. Heidän ei tarvitse olla asiantuntijoita kaikessa, mutta heidän pitää ymmärtää, mistä hallitus päättää.
Hallituksen jäsenen tavallisia tehtäviä ovat:
- osallistua hallituksen kokouksiin ja lukea materiaalit etukäteen,
- osallistua keskusteluihin ja päätöksiin,
- kysyä, jos jokin asia on epäselvä,
- seurata järjestön toimintaa, taloutta, toimintasuunnitelmaa ja talousarviota,
- hoitaa sovitut tehtävät ja tukea esimerkiksi tapahtumia, viestintää, varainhankintaa tai jäsentoimintaa,
- toimia järjestön edun mukaisesti, kunnioittaa luottamuksellisuutta ja välttää eturistiriitoja.
Hallituksen jäsenen ei pidä vain hyväksyä päätöksiä, jos hän ei ymmärrä niitä. Kysyminen on osa hyvää hallitustyötä. Se auttaa hallitusta tekemään parempia päätöksiä ja ehkäisemään ongelmia.
Miten hallitus kokoontuu ja tekee päätöksiä?
Hallitus tekee päätöksiä hallituksen kokouksissa. Kokoukset auttavat hallitusta seuraamaan järjestön toimintaa, taloutta, suunnitelmia ja vastuita. Hallituksen kokoukset pitää valmistella huolellisesti.
- Selkeä esityslista auttaa hallitusta tietämään, mistä asioista kokouksessa keskustellaan ja mitä päätöksiä pitää tehdä. Esityslistan pitää noudattaa järjestön sääntöjä ja sisältää asiat, jotka hallituksen pitää käsitellä.
- Jokaisesta hallituksen kokouksesta pitää kirjoittaa pöytäkirja. Pöytäkirjasta näkyy, mistä keskusteltiin, mitä päätettiin ja kuka vastaa seuraavista tehtävistä. Selkeä pöytäkirja auttaa hallitusta seuraamaan päätösten toteutumista. Sitä voidaan tarvita myös taloushallinnossa, toiminnantarkastuksessa tai tilintarkastuksessa, avustusraportoinnissa tai oikeudellisista syistä.
Hyviä käytäntöjä hallituksen kokouksissa ovat:
- esityslistan ja materiaalien lähettäminen etukäteen,
- sen varmistaminen, että hallituksen jäsenillä on riittävästi tietoa ennen päätösten tekemistä,
- päätösten kirjaaminen selkeästi pöytäkirjaan,
- sopiminen siitä, kuka vastaa mistäkin jatkotehtävästä,
- myöhemmin tarkistaminen, että sovitut tehtävät on tehty.
Hallituksen kokousten ei tarvitse olla monimutkaisia, mutta niiden pitää olla järjestelmällisiä. Selkeä valmistelu, pöytäkirjat ja tehtävien seuranta auttavat hallitusta toimimaan avoimesti ja vastuullisesti.
Löydät esityslista- ja pöytäkirjapohjat artikkelista 🔗Kokoukset ja tapahtumat – Miten kokous valmistellaan?
Mikä on hallituksen ja yleiskokouksen ero?
Hallitustyön ymmärtämiseksi on tärkeää tietää, mikä ero on hallituksella ja yleiskokouksella.
Yleiskokouksessa jäsenet käyttävät päätösvaltaansa. Hallitus valmistelee monia asioita yleiskokousta varten, mutta se ei voi korvata jäsenten päätösvaltaa. Järjestön säännöissä kerrotaan, mitkä asiat pitää päättää yleiskokouksessa.
Yleiskokous päättää yleensä esimerkiksi:
| Hallitus päättää yleensä järjestön arjen hoitamiseen liittyvistä asioista. Näitä voivat olla esimerkiksi:
|
Lyhyesti: yleiskokous päättää tärkeimmistä asioista, ja hallitus toteuttaa hyväksytyt päätökset käytännössä.
Mitä erityisiä vastuita hallituksen jäsenten pitää tuntea?
Kuka voi allekirjoittaa asiakirjoja ja edustaa järjestöä?
Nimenkirjoitusoikeus tarkoittaa oikeutta edustaa järjestöä virallisesti. Tätä oikeutta voidaan tarvita esimerkiksi silloin, kun järjestö allekirjoittaa sopimuksia, käyttää pankkipalveluja, hakee rahoitusta, tekee ilmoituksia viranomaisille tai käyttää digitaalisia palveluja.
Järjestön säännöissä pitäisi kertoa, kenellä on oikeus allekirjoittaa asiakirjoja järjestön puolesta. Puheenjohtajalla on yleensä tämä oikeus, elleivät säännöt rajoita sitä. Säännöt voivat antaa nimenkirjoitusoikeuden myös hallituksen jäsenille tai tietyissä rooleissa toimiville henkilöille, kuten varapuheenjohtajalle, taloudenhoitajalle tai sihteerille.
Säännöissä voidaan sanoa, että yksi henkilö voi allekirjoittaa yksin tai että kahden henkilön pitää allekirjoittaa yhdessä. Ennen sopimusten tai virallisten asiakirjojen allekirjoittamista hallituksen pitää tarkistaa järjestön säännöt ja varmistaa, että yhdistysrekisterin tiedot ovat ajan tasalla.
Example
Säännöissä voidaan sanoa: “Järjestön nimen kirjoittaa puheenjohtaja yksin tai puheenjohtaja ja sihteeri yhdessä.” Tämä tarkoittaa, että muut henkilöt eivät voi allekirjoittaa sopimuksia järjestön puolesta, ellei heille ole annettu tätä oikeutta.
Mitä taloudellisia vastuita hallituksella on?
Kaikkien hallituksen jäsenten pitää ymmärtää järjestön taloutta perustasolla. Taloudenhoitaja, kirjanpitäjä tai tilitoimisto voi hoitaa käytännön taloustehtäviä, mutta koko hallituksen pitää ymmärtää järjestön taloudellinen tilanne ennen päätösten tekemistä.
Hallituksen pitää tarkistaa säännöllisesti:
- kuinka paljon rahaa järjestöllä on,
- mitä tuloja ja menoja on odotettavissa,
- noudatetaanko talousarviota,
- käytetäänkö avustuksia niiden ehtojen mukaisesti,
- hyväksytäänkö hankinnat, kulukorvaukset ja matkakulut oikein,
- säilytetäänkö kuitit ja muut talousasiakirjat,
- onko kirjanpito ajan tasalla.
Hallitus vastaa talousarvion ja tilinpäätöksen valmistelusta, mutta yleiskokous yleensä hyväksyy ne. Hallituksen pitää myös antaa tarvittavat asiakirjat toiminnantarkastajalle tai tilintarkastajalle.
Hallituksen jäsenet, vapaaehtoiset ja työntekijät voivat joskus saada kulukorvauksia järjestön toimintaan liittyvistä kuluista. Kulujen pitää olla hyväksyttyjä, dokumentoituja ja liittyä järjestön tarkoitukseen. Matkakulut pitäisi hyväksyä etukäteen.
Hyviä talouskäytäntöjä ovat:
- selkeä kulukorvausprosessi, jossa kerrotaan, mitä kuluja voidaan korvata, kuka hyväksyy ne, mitä asiakirjoja tarvitaan ja miten maksut kirjataan kirjanpitoon,
- sen varmistaminen, että hallituksen jäsen ei hyväksy omaa kulukorvaustaan yksin,
- lyhyen talouskatsauksen sisällyttäminen hallituksen kokouksiin. Tämä auttaa hallitusta huomaamaan ongelmat ajoissa.
Lue lisää talousarviosta, kirjanpidosta, kulukorvauksista, tilinpäätöksestä ja toiminnantarkastuksesta artikkelista 🔗Taloushallinto.
Mitä ovat toiminnantarkastajat ja tilintarkastajat?
Toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja ei ole osa hallitusta. Hänen tehtävänsä on tarkastaa järjestön hallintoa ja taloutta.
Toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja valitaan yleiskokouksessa. Järjestöllä pitää olla toiminnantarkastaja, jos sillä ei ole tilintarkastajaa. Suuremmat järjestöt tai järjestöt, joiden säännöt tai lain vaatimukset niin määräävät, voivat tarvita tilintarkastajan.
Hallituksen jäsen ei voi toimia järjestön toiminnantarkastajana tai tilintarkastajana. Roolin pitää olla riippumaton hallituksesta. Työntekijää tai muuta henkilöä, joka on läheisesti mukana järjestön johtamisessa tai taloudessa, ei pitäisi valita, jos hänen riippumattomuutensa voi olla epäselvä.
Hallituksen pitää antaa toiminnantarkastajalle tai tilintarkastajalle asiakirjat, joita hän tarvitsee. Näitä voivat olla esimerkiksi:
- pöytäkirjat,
- kirjanpitoaineisto,
- kuitit,
- toimintakertomus,
- tilinpäätös,
- muut järjestön hallintoon ja talouteen liittyvät asiakirjat.
Toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja antaa raportin yleiskokoukselle. Raportti auttaa jäseniä arvioimaan, miten järjestöä on hoidettu. Se auttaa myös päättämään esimerkiksi tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle.
Lue lisää toiminnantarkastuksesta ja tilintarkastuksesta artikkelista 🔗Taloushallinto – Talouden valvonta ja tarkastus.
Mikä muuttuu, jos järjestöllä on työntekijöitä?
Jos järjestö palkkaa yhdenkin työntekijän, hallitus vastaa järjestön työnantajaroolista. Tämä on suuri vastuu. Hallituksen pitää varmistaa, että työnantajavelvollisuudet hoidetaan lain mukaisesti ja vastuullisesti, vaikka käytännön tehtäviä hoitaisi toiminnanjohtaja, koordinaattori, esihenkilö, palkanlaskentapalvelu tai joku muu henkilö.
Ennen kuin järjestö palkkaa henkilön, hallituksen pitää tehdä asiasta virallinen päätös ja tarkistaa:
- miksi henkilöä tarvitaan, mitä työtä hän tekee ja miten työ tukee järjestön tarkoitusta ja strategiaa,
- onko järjestöllä tarpeeksi rahoitusta,
- kuka ohjaa työntekijää ja tukee hänen päivittäistä työtään,
- kuka valmistelee ja allekirjoittaa työsopimuksen,
- miten palkanmaksu, verot, vakuutukset ja viranomaisilmoitukset hoidetaan,
- miten työterveyshuolto, työturvallisuus ja tietosuojaan liittyvät vastuut hoidetaan.
Jos järjestöllä on toiminnanjohtaja tai muu esihenkilö, hänen roolinsa ja toimivaltansa pitää sopia selkeästi. Hallitus päättää järjestön suunnasta, talousarviosta, tärkeimmistä vastuista ja merkittävistä työnantaja-asioista. Työntekijät ja esihenkilöt hoitavat yleensä päivittäistä toimintaa omien työnkuviensa mukaisesti.
Notes: Ennen kuin järjestö maksaa korvausta tehdystä työstä, hallituksen pitää tarkistaa, onko kyse palkasta vai palkkiosta. Maksun nimi ei ratkaise sen oikeudellista luonnetta.
Mitä hallituksen jäsenten pitää tietää eturistiriidoista?
Eturistiriita tarkoittaa tilannetta, jossa hallituksen jäsenen oma etu voi vaikuttaa tai näyttää vaikuttavan hänen päätöksentekoonsa.
Hallituksen jäsenellä voi olla eturistiriita esimerkiksi silloin, jos:
- järjestö haluaa ostaa palvelun kyseiseltä hallituksen jäseneltä,
- hallituksen jäsen hakee palkattuun työhön järjestössä,
- hallitus keskustelee hallituksen jäsenen sukulaisen palkkaamisesta,
- hallitus päättää maksusta tai kulukorvauksesta kyseiselle hallituksen jäsenelle.
Jos tilanteessa on eturistiriita, henkilön pitää kertoa siitä selkeästi. Hallituksen pitää kirjata eturistiriita pöytäkirjaan. Henkilön ei pidä osallistua keskusteluun tai päätöksentekoon, jos se on tarpeen. Eturistiriidat pitää käsitellä avoimesti, jotta järjestöä ja hallitusta voidaan suojata.
Mitä hallituksen jäsenten pitää tietää luottamuksellisuudesta?
Hallitustyössä voidaan käsitellä arkaluonteisia tietoja. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi henkilötiedot, työntekijöihin liittyvät asiat, talousongelmat, rahoituspäätökset, ristiriitatilanteet tai kumppaneiden kanssa käytävät keskustelut.
Hallituksen jäsenten pitää tietää, mitä tietoja voidaan jakaa jäsenille tai yleisölle ja mitkä tiedot pitää pitää luottamuksellisina. Luottamuksellisuus ei tarkoita, että kaikki asiat pidetään salassa. Järjestöjen pitää toimia avoimesti jäseniään kohtaan. Henkilötietoja, työntekijöihin liittyviä asioita ja arkaluonteisia neuvotteluja pitää kuitenkin käsitellä huolellisesti.
Hyviä käytäntöjä hallitustyöhön
Hyvä hallitus auttaa järjestöä etenemään vastuullisesti ja järjestelmällisesti. Hallitus ymmärtää järjestön tarkoituksen, noudattaa sääntöjä, käyttää rahaa vastuullisesti, pitää asiakirjat selkeinä ja toimii järjestön ja sen jäsenten edun mukaisesti.
Hyvä hallituksen jäsen:
- valmistautuu kokouksiin lukemalla esityslistan ja liitteet,
- kuuntelee muita ja kysyy selkeitä kysymyksiä, jos jokin asia on epäselvä,
- kunnioittaa päätöksiä, kun ne on tehty,
- seuraa sovittujen tehtävien etenemistä,
- toimii järjestön tarkoituksen mukaisesti.
Uuden hallituskauden alussa hallituksen kannattaa sopia, miten se työskentelee käytännössä. Tämä auttaa kaikkia ymmärtämään oman roolinsa ja ehkäisee epäselvyyksiä myöhemmin.
Hallitus voi sopia:
- kuinka usein hallitus kokoontuu,
- kuka valmistelee esityslistat,
- miten pöytäkirjat hyväksytään ja säilytetään,
- miten tehtävät jaetaan ja miten niiden etenemistä seurataan,
- kuka seuraa järjestön taloutta,
- kenellä on pääsy pankkitileille ja digitaalisiin palveluihin,
- kuka viestii jäsenille,
- kuka ohjaa työntekijöitä, jos järjestöllä on työntekijöitä,
- miten kiireelliset päätökset hoidetaan,
- miten uudet hallituksen jäsenet perehdytetään rooliinsa.
Hallituksen pitää myös varmistaa, että tärkeät asiakirjat, kirjautumistiedot ja käyttöoikeudet siirretään turvallisesti, kun hallitus vaihtuu.
Tarkistuslista uudelle hallituksen jäsenelle
Yksinkertainen tarkistuslista, joka auttaa uusia hallituksen jäseniä ymmärtämään oman roolinsa, tärkeät asiakirjat, talouden, nimenkirjoitusoikeudet ja tulevat vastuut.
Want to know more?
Tämä artikkeli antaa yleiskuvan hallituksen roolista ja vastuista. Hallituksen jäsenten voi olla hyödyllistä ymmärtää myös laajemmin järjestön hallintoa, taloushallintoa, strategiaa, viestintää ja riskienhallintaa. Lisää oppimateriaaleja löydät näistä resursseista:
Järjestön perusteet – Erityisesti kohta Miten järjestön hallintoa ja toimintaa hoidetaan?
Laaja aloituspaikka järjestöille. Artikkelissa on tietoa järjestön perustamisesta ja hallinnoimisesta sekä linkkejä oppaisiin, pohjiin ja itseopiskelumateriaaleihin hallinnosta, taloudesta ja riskienhallinnasta.
Association Governance – Pakolaisapu
Selkeä opas yhdistyksen hallintoon. Opas käsittelee esimerkiksi hallituksen rooleja, toimihenkilöitä, toiminnantarkastajia, tilintarkastajia sekä päätösvallan jakautumista jäsenten ja hallituksen välillä.
Hallitustyöskentelyn tiekartta – SIVIS (suomeksi)
Visuaalinen työkalu, joka auttaa hallitusta keskustelemaan odotuksista, arvoista, tavoitteista, työskentelytavoista, hallituksen jäsenten osaamisesta, mahdollisista ongelmista, esteistä ja energian lähteistä. Alkuperäinen Siviksen materiaali on saatavilla vain suomeksi, mutta Moniheli tarjoaa tiekartasta 🔗epävirallisen englanninkielisen sovituksen englanninkielisille lukijoille.
