Tämä sivu antaa ohjeita järjestön kokousten ja tapahtumien järjestämiseen. Sivulla kerrotaan kokousten valmistelusta, erilaisista kokoustyypeistä, esityslistoista, pöytäkirjoista, etä- ja hybridikokouksista, äänestämisestä sekä tapahtumien järjestämisen työkaluista.
Sisällysluettelo
Miten kokous valmistellaan?
Hyvä valmistelu auttaa kokousta sujumaan hyvin. Se tekee myös päätöksenteosta selkeämpää.
Ennen kokouksen järjestämistä tarkista:
- millaisesta kokouksesta on kyse,
- mitä järjestön säännöt sanovat kokouksesta,
- ketkä pitää kutsua kokoukseen,
- milloin ja miten kutsu pitää lähettää,
- mitä asiakirjoja kokouksessa tarvitaan,
- tehdäänkö kokouksessa päätöksiä tai äänestetäänkö siellä,
- kuka toimii kokouksen puheenjohtajana,
- kuka kirjoittaa pöytäkirjan,
- tarvitaanko tulkkausta, esteettömyysjärjestelyjä tai mahdollisuutta osallistua etänä.
Selkeä esityslista auttaa osallistujia ymmärtämään, mistä kokouksessa keskustellaan ja mitä päätöksiä pitää tehdä. Esityslistan pitää noudattaa järjestön sääntöjä. Siinä pitää olla ne asiat, jotka kokouksessa käsitellään.
Myös pöytäkirja on tärkeä. Pöytäkirjaan kirjoitetaan, mistä kokouksessa keskusteltiin, mitä päätettiin ja kuka vastaa seuraavista tehtävistä. Pöytäkirja auttaa järjestöä seuraamaan päätöksiä. Sitä voidaan tarvita myös esimerkiksi taloushallinnossa, toiminnantarkastuksessa, tilintarkastuksessa, avustusraportoinnissa, pankkiasioissa tai juridisissa tilanteissa.
Hyödyllisiä työkaluja
Voit käyttää alla olevia esityslista- ja pöytäkirjapohjia hallituksen kokousten järjestämiseen. Pohjat on tehty hallituksen kokouksia varten, mutta niitä voi tarvittaessa muokata myös muihin kokouksiin.
Millaisia kokouksia järjestöllä voi olla?
Järjestö voi järjestää erilaisia kokouksia. Osa kokouksista perustuu järjestön sääntöihin. Toisia kokouksia järjestetään tarpeen mukaan esimerkiksi suunnittelua, päätöksentekoa tai toimintaa varten.
Järjestön omat säännöt pitää aina tarkistaa ensin. Säännöissä kerrotaan, milloin virallisia kokouksia pitää järjestää, miten jäsenet kutsutaan kokoukseen ja mistä asioista kokouksessa päätetään.
Mikä on perustamiskokous?
Perustamiskokous on kokous, jossa uusi yhdistys perustetaan. Perustamiskokouksessa perustajajäsenet yleensä hyväksyvät yhdistyksen säännöt, allekirjoittavat perustamiskirjan ja valitsevat ensimmäisen hallituksen.
Perustamiskokouksen jälkeen yhdistys voi hakea rekisteröintiä Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteristä.
Mikä on yleiskokous?
Yleiskokous on yksi järjestön tärkeimmistä kokouksista. Yleiskokouksessa jäsenet käyttävät päätösvaltaansa tärkeissä järjestöä koskevissa asioissa.
Järjestön säännöt määrittelevät, kuinka monta sääntömääräistä kokousta järjestön pitää järjestää vuoden aikana. Käytännössä järjestöt järjestävät yleensä vähintään yhden yleiskokouksen vuodessa.
Yleiskokouksessa voidaan päättää esimerkiksi seuraavista asioista:
Aihe | Esimerkkejä päätettävistä asioista |
| Suunnitelmat ja talous | toimintasuunnitelma, talousarvio, jäsenmaksut |
| Edellisen vuoden toiminta | toimintakertomus, tilinpäätös, vastuuvapauden myöntäminen edelliselle hallitukselle |
| Henkilöt ja tehtävät | puheenjohtajan, hallituksen jäsenten, toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien valinta |
| Suuret päätökset | sääntömuutokset, järjestön lopettaminen |
Jos järjestöllä on yksi vuosittainen yleiskokous, monet näistä asioista käsitellään samassa kokouksessa.
Jos järjestöllä on kaksi sääntömääräistä kokousta, asiat jaetaan usein kevätkokouksen ja syyskokouksen välillä. Kevätkokous käsittelee usein edellisen vuoden toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. Syyskokous käsittelee usein seuraavan vuoden toimintasuunnitelman, talousarvion, jäsenmaksut ja hallituksen valinnan.
Yleiskokouksen jälkeen pöytäkirja pitää tarkistaa, allekirjoittaa ja säilyttää huolellisesti. Hallituksen tehtävä on toteuttaa yleiskokouksen päätökset. Jos kokouksessa päätettiin esimerkiksi sääntöjen, puheenjohtajan tai nimenkirjoittajien muutoksista, järjestön täytyy ehkä ilmoittaa muutokset yhdistysrekisteriin.
Mikä on ylimääräinen yleiskokous?
Ylimääräinen yleiskokous järjestetään silloin, kun järjestön pitää tehdä tärkeä päätös tavallisen kokousaikataulun ulkopuolella.
Sitä voidaan tarvita esimerkiksi silloin, jos järjestön pitää valita uusi hallituksen jäsen, muuttaa sääntöjä tai päättää muusta tärkeästä asiasta ennen seuraavaa varsinaista yleiskokousta.
Järjestön säännöissä kerrotaan, milloin ylimääräinen yleiskokous voidaan tai pitää järjestää, kuka voi pyytää sen järjestämistä ja miten jäsenet kutsutaan kokoukseen.
Mikä on hallituksen kokous?
Hallituksen kokouksessa hallitus hoitaa järjestön ajankohtaisia asioita. Hallitus keskustelee, tekee päätöksiä, seuraa taloutta, valmistelee asioita yleiskokoukselle ja huolehtii siitä, että aiemmat päätökset toteutuvat.
Hallituksen kokous on eri asia kuin yleiskokous. Yleiskokouksessa jäsenet tekevät järjestön tärkeimmät päätökset. Hallituksen kokouksessa hallitus hoitaa järjestön asioita yleiskokousten välillä.
Voit lukea lisää hallituksen rooleista, vastuista ja kokouksista artikkelista: 🔗Mitä järjestön hallitus tekee? (TULOSSA PIAN)
Mitä ovat työryhmien ja toimikuntien kokoukset?
Joissakin järjestöissä on työryhmiä tai toimikuntia. Ne voivat keskittyä esimerkiksi tapahtumiin, viestintään, vaikuttamistyöhön, varainhankintaan tai jäsentoimintaan. Järjestöllä voi olla esimerkiksi vaalitoimikunta, joka valmistelee hallitusvaaleja, tai tapahtumatoimikunta, joka auttaa tapahtumien järjestämisessä.
Työryhmät ja toimikunnat yleensä valmistelevat asioita tai toteuttavat sovittuja tehtäviä. Niillä ei yleensä ole samaa päätösvaltaa kuin hallituksella tai yleiskokouksella, ellei järjestön säännöissä tai hallituksen päätöksessä selvästi sanota niin.
Mikä on tapahtuman suunnittelukokous?
Tapahtuman suunnittelukokous on käytännön kokous, jossa suunnitellaan toimintaa, koulutusta, työpajaa, kampanjaa tai yhteisötapahtumaa.
Tällaisessa kokouksessa voidaan sopia esimerkiksi tapahtuman ajasta, paikasta, ohjelmasta, puhujista, ilmoittautumisesta, viestinnästä, esteettömyydestä, budjetista, vastuista ja tapahtuman jälkeisestä seurannasta.
Tapahtuman suunnittelukokous ei korvaa järjestön virallisia kokouksia, mutta se auttaa järjestöä järjestämään toimintaa hyvin.
Haluatko lisää tietoa eri kokoustyypeistä?
Miten järjestö voi järjestää etä- tai hybridikokouksen?
Järjestö voi järjestää joitakin kokouksia etänä tai hybridinä. Tämä riippuu kokouksen tyypistä, järjestön säännöistä ja voimassa olevista oikeudellisista vaatimuksista.
- Etäkokous tarkoittaa, että kaikki osallistujat osallistuvat kokoukseen verkossa.
- Hybridikokous tarkoittaa, että osa osallistujista on kokouspaikalla ja osa osallistuu verkossa.
Etä- ja hybridikokoukset voivat helpottaa osallistumista, varsinkin jos jäsenet asuvat eri kaupungeissa tai heidän on vaikea osallistua paikan päällä. Ne vaativat kuitenkin huolellista valmistelua.
Ennen etä- tai hybridikokouksen järjestämistä tarkista:
- sallivatko järjestön säännöt etäosallistumisen,
- miten osallistujat saavat kokouslinkin ja ohjeet,
- miten osallistujien henkilöllisyys ja äänioikeus tarkistetaan,
- miten kysymykset, kommentit ja äänestykset hoidetaan,
- kuka auttaa osallistujia teknisissä ongelmissa,
- miten osallistuminen ja päätökset kirjataan pöytäkirjaan.
Etä- ja hybridikokoukset pitää järjestää niin, että kaikki osallistumisoikeutetut jäsenet voivat seurata keskustelua, esittää kysymyksiä ja osallistua päätöksentekoon.
Hyödyllisiä aineistoja
Webinaarit etä- ja hybridivuosikokouksista (Sivis, suomeksi)
Näissä webinaareissa kerrotaan, miten järjestö voi järjestää onnistuneen vuosikokouksen etänä tai hybridinä. Aiheina ovat valmistautuminen, käytännön järjestelyt, äänestyskäytännöt ja osallistujien palaute. Webinaareissa käsitellään myös juridisia asioita ja annetaan ohjeita siihen, miten järjestö voi toimia etä- ja hybridikokouksiin liittyvissä oikeudellisissa kysymyksissä.
Etäkokoukset haltuun maksuttomalla videosarjalla (Osana.fi, suomeksi)
Etäkokoukset haltuun maksuttomalla videosarjalla (Osana.fi, suomeksi)
Etänä järjestettävät vuosikokoukset voivat olla haaste monille järjestöille ja jäsenille, erityisesti vähemmän kokeneille etävälineiden käyttäjille. Selkeillä videoilla opastetaan etäosallistumisessa tarvittavien ohjelmistojen, kuten Microsoft Teamsin, Zoomin ja Google Meetin, käyttöä. Sarja sisältää kymmenen suomenkielistä videota.
Arkistoitu aineisto: Yhdistyksen kokoukset poikkeustilanteessa
Arkistoitu aineisto: Yhdistyksen kokoukset poikkeustilanteessa
Vanhemmissa webinaariaineistoissa voi olla tietoa tietystä oikeudellisesta tilanteesta, esimerkiksi COVID-19-pandemian ajalta. Tarkista aina järjestön nykyiset säännöt ja voimassa olevat oikeudelliset vaatimukset ennen virallisen kokouksen järjestämistä etänä.
Näistä webinaareista löytyy tietoa siitä, miten yleiskokouksia voidaan järjestää poikkeustilante
Miten äänestys tai vaalit voidaan järjestää verkossa?
Jos yleiskokoukseen voi osallistua verkossa, järjestön pitää varmistaa, että äänestys järjestetään turvallisesti ja luotettavasti.
Ennen verkkoäänestyksen järjestämistä tarkista:
- kenellä on äänioikeus,
- pitääkö äänestyksen olla salainen,
- miten estetään se, että sama henkilö äänestää useammin kuin kerran,
- miten äänestystapa kerrotaan osallistujille ennen kokousta,
- miten tekniset ongelmat hoidetaan äänestyksen aikana,
- miten tulos tarkistetaan ja kirjataan pöytäkirjaan.
Jos äänestys koskee arkaluonteista asiaa, esimerkiksi henkilövalintaa tai kiistanalaista päätöstä, järjestön pitää kiinnittää erityistä huomiota luottamuksellisuuteen, luotettavuuteen ja yhdenvertaiseen osallistumiseen.
Hyödyllisiä aineistoja
Alla olevat aineistot antavat käytännön ohjeita verkkoäänestysten ja vaalien järjestämiseen.
Sähköisen äänestyksen mahdollistavat järjestelmät (Sivis, suomeksi)
Tällä sivulla kerrotaan, miten sähköinen äänestys toimii etäkokouksissa. Sivulla esitellään vaiheita ja järjestelmiä, joiden avulla järjestö voi järjestää turvallisen äänestyksen. Sivulla on myös esimerkkejä eri vaihtoehdoista, joista järjestö voi valita itselleen sopivan ratkaisun.
Äänestäminen ja vaalit etäkokouksessa (Osana.fi, suomeksi)
Tämä sivu antaa neuvoja äänestämiseen ja vaaleihin etäkokouksessa. Sivulla käsitellään esimerkiksi eri äänestystapoja, salaisen äänestyksen varmistamista, tuplaäänestämisen estämistä ja sopivan työkalun valintaa. Sivulla kerrotaan myös etä-äänestykseen liittyvistä oikeudellisista vaatimuksista ja esimerkeistä, kuten Google Formsista ja SurveyMonkeysta.
Mitä pitää tehdä, kun järjestö järjestää tapahtuman?
Tapahtumat ovat tärkeä osa järjestön toimintaa. Niiden avulla järjestö voi tavoittaa jäseniä, tukea yhteisöjä, jakaa tietoa, järjestää koulutuksia, rakentaa yhteistyötä ja tehdä omaa työtään näkyväksi.
Tapahtuman käytännön asiat kannattaa suunnitella ajoissa.
Aihe | Mitä kannattaa huomioida |
Tarkoitus ja osallistujat | tapahtuman tarkoitus, kohderyhmä, kielitarpeet, esteettömyys |
Käytännön järjestelyt | aika ja paikka, tapahtumatila tai verkkoympäristö, ohjelma, puhujat tai ohjaajat, materiaalit |
Viestintä ja ilmoittautuminen | tapahtuman mainostaminen, ilmoittautuminen, osallistujatiedot, palaute |
Budjetti ja vastuut | budjetti, roolit, vastuut, mahdolliset yhteistyökumppanit |
Turvallisuus, osallisuus ja tietosuoja | osallistujien turvallisuus, henkilötiedot, luvat, vakuutukset, ruoka-aineallergiat ja hygienia, valokuvaus- ja videointiluvat, turvallisemman tilan periaatteet, lapsiin liittyvä turvallisuus, ensiapu |
Kaikki tapahtumat eivät tarvitse kaikkia näitä vaiheita. Pieni epävirallinen tapahtuma voi tarvita vain kevyttä suunnittelua. Suurempi yleisötapahtuma voi vaatia enemmän valmistelua, selkeämpiä vastuita sekä enemmän huomiota turvallisuuteen, esteettömyyteen ja tietosuojaan.
Mistä järjestö voi löytää tapahtumatiloja?
Kokous- ja tapahtumapaikkojen etsiminen voi viedä aikaa. Siksi olemme koonneet listan vuokrattavista tiloista, joissa voi järjestää tapahtumia, kokouksia ja muita tilaisuuksia eri puolilla Suomea.
Jos järjestölläsi on tiloja kokouksia tai muita tapahtumia varten, ota meihin yhteyttä, jotta voimme päivittää listaa.
Miten järjestö voi kerätä osallistujien tietoja?
Osallistujalistat auttavat järjestöä hallitsemaan ilmoittautumisia ja seuraamaan osallistujamääriä.
Alta löydät erilaisia osallistujalistojen malleja. Niitä voi käyttää yksittäisiin tapahtumiin, kursseille ja toistuviin kokoontumisiin saman ryhmän kanssa. Listoja voi muokata tai kääntää tarpeen mukaan. Voit lisätä niihin esimerkiksi yhteystiedot, kielitiedot tai muita tarpeellisia tietoja.
Kun keräät osallistujien tietoja, käsittele henkilötietoja huolellisesti. Kerää vain ne tiedot, joita tapahtumaa varten tarvitaan. Varmista myös, että tiedot säilytetään ja niitä käytetään turvallisesti.
Miten järjestö voi luoda turvallisemman tilan tapahtumissa?
Kun järjestö järjestää tapahtuman, on tärkeää miettiä, miten osallistujat voivat tuntea olonsa kunnioitetuksi ja tervetulleeksi. On myös tärkeää, että osallistujat voivat osallistua tapahtumaan.
Turvallisemman tilan periaatteet auttavat järjestöä kertomaan, millaista käytöstä tapahtumassa odotetaan. Periaatteisiin voi kuulua esimerkiksi toisten kunnioittaminen, oletusten välttäminen, kunnioittava kielenkäyttö, kaikkien osallistumisen mahdollistaminen, omien ja muiden rajojen kunnioittaminen sekä luvan kysyminen ennen valokuvaamista tai videointia.
Periaatteet kannattaa jakaa osallistujille ennen tapahtumaa tai tapahtuman alussa. Tämä on erityisen tärkeää, jos tapahtumassa keskustellaan, tehdään ryhmätöitä, käsitellään herkkiä aiheita tai osallistujat eivät tunne toisiaan.
Järjestön kannattaa myös sopia etukäteen, kehen osallistujat voivat ottaa yhteyttä, jos he kokevat tai huomaavat epäasiallista käytöstä tapahtuman aikana.
Haluatko lisää tietoa?
- Lue 🔗Monihelin turvallisemman tilan periaatteet
- Voit katsoa myös muiden suomalaisten toimijoiden esimerkkejä: 🔗Työterveyslaitos, 🔗Opetushallitus, 🔗Väestöliitto
Missä järjestö voi jakaa tietoa tapahtumistaan ja toiminnastaan?
Kun järjestö järjestää tapahtuman, on tärkeää miettiä myös, miten ihmiset löytävät tiedon tapahtumasta.
Järjestö voi jakaa tapahtumia esimerkiksi omilla verkkosivuillaan, uutiskirjeissä, sosiaalisessa mediassa, jäsenkanavissa, yhteistyöverkostoissa ja julkisilla tapahtuma-alustoilla.
Hyödyllinen palvelu: Lähellä.fi
Lähellä.fi on valtakunnallinen ja alueellinen verkkopalvelu. Järjestöt ja yhteisöt voivat jakaa siellä tietoa omasta tuestaan, toiminnastaan, tapahtumistaan, vapaaehtoistehtävistään ja osallistumisen mahdollisuuksista.
Palvelu auttaa ihmisiä löytämään merkityksellistä tekemistä, yhteisöjä, apua ja mahdollisuuksia osallistua.
Järjestöt voivat käyttää Lähellä.fi-palvelua, jotta niiden toiminta näkyy paremmin ja ihmiset löytävät helpommin tapahtumia ja tukea omalla alueellaan.
