Tämä sivu antaa ohjeita järjestön (tai yhdistyksen) kokousten ja tapahtumien järjestämiseen. Se kertoo valmistelusta, esityslistoista, pöytäkirjoista ja laillisista vaatimuksista. Sivulta löytyy myös hyödyllisiä työkaluja, kuten mallipohjia ja tapahtumapaikkalistoja.
Sisällysluettelo
Miten järjestön hallitus kokoontuu ja tekee päätöksiä?
Yhdistyksen hallituksella on keskeinen tehtävä yhdistyksen toiminnassa, sillä se on yhdistyksen toimeenpaneva elin. Hallitus on myös yhdistyslain määräämä toimielin. Yhdistyslain mukaan jokaisella yhdistyksellä tulee olla vähintään kolmijäseninen hallitus (Yhd L § 35) ja hallituksella on oltava puheenjohtaja sekä mahdollinen varapuheenjohtaja.
Miten hallituksen kokoukset valmistellaan?
Hallituksen kokoukset ovat tärkeitä järjestön päätöksenteossa, sekä vastuun ja avoimuuden kannalta.
Hyvä valmistautuminen tekee kokouksista tehokkaita:
- Selkeä esityslista auttaa ohjaamaan keskustelua, sekä varmistaa kaikkien tärkeiden asioiden käsittelyn. Esityslistan pitää olla järjestön sääntöjen mukainen ja hyväksyä hallituksen kokouksessa.
- Pöytäkirja toimii virallisena muistiinpanona kokouksen päätöksistä, joten sen kirjaaminen on tärkeää. Hyvin tehty pöytäkirja auttaa seuraamaan edistymistä ja muistamaan sovitut asiat. Pöytäkirja voi olla tarpeen esimerkiksi tarkastuksissa tai laillisissa tilanteissa.
Hyödyllisiä työkaluja
Kokousten suunnitteluun ja kirjaamiseen voit käyttää valmiita esityslista- ja pöytäkirjapohjia.
Jos haluat tietää kokousten termejä, katso sanasto: Kokoustekniikka osana kokoustaitoa (Jyväskylän yliopiston kielikeskus): 🔗Sanasto-linkki.
Webinaarit käsittelevät, kuinka järjestöille voidaan järjestää onnistuneita vuosikokouksia etäyhteyksin tai hybridimallilla. Aiheina ovat valmistautuminen, käytännön järjestelyt, äänestyskäytännöt ja osallistujien palaute. Webinaarit tarjoavat myös tietoa juridisista asioista ja siitä, miten järjestöjä voidaan tukea oikeudellisissa haasteissa.
Etäkokoukset haltuun maksuttomalla videosarjalla (Osana.fi)
Etänä järjestettävät vuosikokoukset voivat olla haaste monille järjestöille ja jäsenille, erityisesti vähemmän kokeneille etävälineiden käyttäjille. Selkeillä videoilla opastetaan etäosallistumisessa tarvittavien ohjelmistojen, kuten Microsoft Teamsin, Zoomin ja Google Meetin, käyttöä. Sarja sisältää kymmenen suomenkielistä videota.
Yhdistyksen kokoukset poikkeustilanteessa
Kun kokouksia ei voi pitää, on hyvä toteuttaa niitä verkossa. Hallituksen kokouksia voi järjestää hallituksen itse valitsemalla tavalla, mutta on tärkeää miettiä etukäteen, miten tehdä verkkokokouksista sujuvia. Yleiskokouksia (vuosikokouksia) ei voi pitää täysin verkossa, ja osallistuminen (äänestäminen) verkon kautta on mahdollista vain, jos järjestön säännöt sallivat sen. Löydät tästä tallenteen verkkoseminaarista, joka liittyy yleiskokousten järjestämiseen poikkeustilanteessa, sekä lakimiehen vastaukset aiheeseen liittyviin kysymyksiin.
Kokouskäytännöt: Miten järjestää äänestys tai vaalit verkossa?
Jos pidät yleiskokouksen verkossa, sinun pitää varmistaa, että osallistuvat pääsevät tarvittaessa äänestämään turvallisesti ja nimettömästi. Alla olevista linkeistä löytyy erilaisia työkaluja, mitä voit käyttää äänestyksen tai vaalien järjestämiseen.
Sähköisen äänestyksen mahdollistavat järjestelmät (Sivis)
Sivulla kerrotaan, miten sähköinen äänestys toimii etäkokouksissa. Se esittelee turvallisen äänestyksen järjestämiseen tarvittavat vaiheet ja järjestelmät, sekä tarjoaa esimerkkejä eri vaihtoehdoista, joista järjestöt voivat valita itselleen sopivan ratkaisun.
Äänestäminen ja vaalit etäkokouksessa (Osana)
Sivulla annetaan ohjeita etäkokouksissa äänestämiseen. Siinä käsitellään äänestystekniikoita, salassapidon varmistamista, kaksoisäänestämisen estämistä ja sopivien työkalujen valintaa. Lisäksi käsitellään etä-äänestyksen lainsäädännöllisiä vaatimuksia ja esimerkkejä työkaluista, kuten Google Forms ja SurveyMonkey.
Mitä pitää tehdä, kun järjestän tapahtuman?
Kokous- ja tapahtumapaikkojen löytäminen voi olla aikaa vievää, joten olemme laatineet luettelon vuokrapaikoista, joissa voit järjestää tapahtumia, kokouksia ja muita tilaisuuksia eri puolilla Suomea. Jos järjestölläsi on tiloja vuokrattavaksi kokouksille tai muille tapahtumille, lähetäthän sähköpostia yhdistyksen avustajalle, jotta voimme päivittää luetteloa.
Alta löydät erilaisia osallistujalistoja, jotka on tarkoitettu yksittäisiin tapahtumiin, kursseille sekä toistuviin kokoontumisiin saman ryhmän kanssa. Näitä osallistujalistoja voi tarvittaessa muokata tai kääntää tarpeidesi mukaan, esimerkiksi lisäämällä lisätietoja, kuten yhteystiedot, kieli tai muita tärkeitä asioita.
