Järjestö kirjoittaa joka vuosi toimintasuunnitelman ja talousarvion. Toimintasuunnitelma kertoo, mitä järjestö tekee seuraavana vuonna. Talousarvio kertoo, paljonko suunniteltu toiminta maksaa, ja miten järjestö rahoittaa toimintaa. Järjestön hallitus esittää toimintasuunnitelman ja talousarvion järjestön yleiskokouksessa, jossa ne myös hyväksytään. Toimintasuunnitelma ja talousarvio hyväksytään yleensä syksyllä.
Järjestön tulee seurata toimintasuunnitelmaa mahdollisimman paljon vuoden aikana, vaikka muutoksia voikin tapahtua.
Yleiskokouksessa on myös hyvä nimetä järjestölle toiminnantarkastajan. Kun vuosi on ohi, järjestön toiminnantarkastaja vertailee toimintasuunnitelman siihen, mitä järjestö on oikeasti tehnyt vuoden aikana. Lue Toiminnantarkastus-infolehti, jos haluat tietää lisää.
Toiminnan suunnitteluun on tärkeää käyttää riittävästi aikaa, koska toimintasuunnitelma ohjaa koko seuraavan vuoden toimintaa. Yleensä toimintasuunnitelman laatii hallitus, mutta tämä olisi hyvä tehdä yhteistyössä järjestön jäsenten tai vapaaehtoisten kanssa.
Hyvän toimintasuunnitelman voi kirjoittaa monella tavalla. Toimintasuunnitelman on tärkeää kuvata selkeästi, mitä järjestö tulee seuraavan vuoden aikana tekemään, sekä miten.
Löydät alta yhden esimerkin toimintasuunnitelman sisällöstä. Voit käyttää mallia järjestösi toimintasuunnitelman pohjana sellaisenaan, tai tehdä siihen muutoksia.
MALLI
Suunnitelma
A. Järjestön tausta, toiminnan tarkoitus ja visio
1. Järjestön toiminnan tarkoitus
- Muistuta lukija, mikä on järjestön tarkoitus.
- Järjestön sääntöjen osa II kertoo järjestön tarkoituksesta, voit käyttää tätä tekstiä.
2. Miten järjestö on edellisenä vuonna kehittynyt, mitä on tapahtunut (lyhyesti)
- Mitä tapahtui järjestössä edellisenä vuonna, lyhyesti?
- Onko järjestö saanut avustusta tai tehnyt projektin?
- Onko toiminta kasvanut, pienentynyt tai pysynyt samana?
- Oliko järjestössä isompia muutoksia?
- Älä kirjoita liian paljon edellisestä vuodesta. Tämä on toimintasuunnitelma, ei toimintakertomus.
- Jos sinulla on toimintakertomus, voit käyttää sen tekstiä, mutta vain lyhyesti.
- Mitä tapahtui järjestössä edellisenä vuonna, lyhyesti?
3. Kuka toteuttaa järjestön toimintaa
- Kirjoita lista
- hallituksen jäsenistä tällä hetkellä
- muista vastuuhenkilöistä, kuten henkilökunta, jos on
- vapaaehtoisten tehtävistä. Ilmoita myös vapaaehtoisten määrä.
- Voit kirjoittaa myös tehtävänjaosta ja vastuista, jolla toimintaa saada
- Kirjoita lista
4. Järjestön visio tulevasta
- Minkälainen on järjestö ja sen toiminta, kun tuleva vuosi on ohi?
- Millaisia haasteita tulee olla ensi vuonna?
- Millaisia riskejä on ensi vuonna, ja miten järjestö valmistautuu niihin?
- Millaisia (uusia) mahdollisuuksia on tulevan vuoden aikana?
B. Järjestön toiminnan painopisteet
1. Painopiste A (esimerkiksi ”Arabiankielisten perheenäitien ja heidän perheiden tukeminen”)
-
- Mitkä ovat painopiste A:n tavoitteet? Mitä varten tehdään toimintaa tästä aiheesta? (esimerkiksi: ”Tavoite on auttaa arabiankielisiä äitejä jaksamaan ja antaa heille tukea heidän arkielämässään ja sosiaalisten palvelujen kanssa.”)
- Mikä ovat painopiste A:n toiminnat? Mitä järjestö tekee, ja miten? (esimerkiksi: ”Järjestämme vertaistukiryhmän äiteille koko vuoden (paitsi heinäkuussa) perjantaisin klo 18-20, ja kaksi infotilaisuutta lastensuojelupalvelun kanssa (huhtikuu) ja kaupungin nuoriso-ohjaajan kanssa (päivämäärä ei päätetty)”)
2. Painopiste B
-
- Mitkä ovat painopiste B:n tavoitteet? Mitä varten tehdään toimintaa tästä aiheesta?
- Mikä ovat painopisteen toiminnat? Mitä järjestö tekee, ja miten järjestö tekee sitä, jotta tavoitteet toteutuisivat?
- Painopiste C-D-E…
C. Järjestön muu sisäinen toiminta
1. Kokoukset
-
- Montako kertaa hallitus kokoontuu tulevana vuonna
- Missä hallitus kokoontuu, kokoontuuko hallitus myös verkossa?
- Onko muita hallituksen tapaamisia kuin virallisia hallituksen kokouksia (esim. suunnitteluviikonloppu, strategiatyöpaja…)
- Milloin pidetään yleiskokouksia?
2. Jäsenhankinta ja -huolto
-
- Montako jäsentä järjestöllä on nyt?
- Mitä järjestö tekee, jotta jäsenmäärä kasvaa?
- Miten järjestö järjestää jäsenpalvelujaan, miten voi liittyä jäseneksi?
- Miten järjestö ylläpitää jäsenrekisteriään? Miten järjestö hoitaa henkilökohtaisia tietoa ja varmistaa, että tiedot ovat turvassa?
3. Muut tilaisuudet ja tapahtumat, jotka eivät ole aiemmin mainittuja, …
-
- Jos on jotakin muuta tilaisuus, joka on tarkoitettu vain hallitukselle ja/tai jäsenille, kerro siitä tässä. Jos ei ole, voit jättää tämän osan pois.
D. Järjestön muu ulkoinen toiminta (jos ei ole kerrottu toiminnan painopisteissä)
1. Yhteistyösuhteet
- Kenen kanssa järjestö tekee yhteistyötä seuraavana vuonna?
- Kenen kanssa järjestö haluaisi tehdä yhteistyötä seuraavana tai tulevina vuosina?
- Missä verkostoissa tai liitoissa järjestöllä on jäsenyys?
2. Vaikuttaminen ja edunvalvonta
- Auttaako järjestö jäseniään viranomaisten, sosiaalipalvelujen tai Maahanmuuttoviraston kanssa?
- Kirjoittaako järjestö mielipidekirjoituksia jostakin aiheesta?
- Järjestääkö järjestö jotakin kampanjaa?
E. Viestintä
Tässä osassa voit kertoa, miten järjestö viestii toiminnastaan eri ryhmille. Tämä osa ei tarvitse olla pitkä, jos järjestölläsi ei ole paljon ulkoista viestintää.
Kerro tässä osassa:
- millä kanavilla järjestö tiedottaa toiminnasta ja kenelle
- kuinka usein järjestö lähettää uutiskirjeen tai jäsenkirjeen
- mitä sosiaalisen media kanavia järjestöllä on käytössä, ja mitä varten.
F. Toiminnan arviointi ja sen kehittäminen
- Mistä voi kertoa, onko toiminta onnistunut?
- Milloin ja miten järjestö kerää palautetta jäseniltä tai osallistujilta?
- Miten järjestö käyttää palautetta toiminnan kehittämiseksi?
